ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИХ ЗНАЧЕНИЕ

Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ, как правило, содержит и установленный для данного вида документа набор реквизитов — обязательных элементов его содержания, например, наименование вида документа, сведения об адресате, заголовок к тексту, подпись и т. п. Состав и требования к оформлению реквизитов документов регламентированы ГОСТом Р6.30-2003.

Под текстом управленческого документа следует донимать выраженное средствами служебно-делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и соответствовать законодательству РФ. Текст документа может быть составлен на основе:

1) унифицированных форм документов, входящих в состав УСД;

2) унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций;

3) типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.

Как правило, текст документа оформляют в форме связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или в комбинированной форме, предполагающей взаимосочетание текста с таблицами.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем и организационно-распорядительных документов (например, приказов). Сплошные связные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Так, тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания (причины) составления документа, во второй — излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр. Если текст документа состоит всего из одного предложения, то в первой его части указывается основание или причина создания, а во второй, следующей после запятой, — решение, распоряжение, просьба.

Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Форма анкеты для изложения содержания документа применяется для представления информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным (словосочетанием с существительным) в именительном падеже. Отдельные показатели могут быть выражены цифрами.

Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в плановых документах, четно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Как правило, таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, при этом последующих страницах печатаются номера граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

В тексты документов, подготовленных на основании документов других организаций или ранее изданных (поступивших на предприятие) документов, включают ссылку на наименование документа, название организации — автора документа, а также на регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr (Aril Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1—2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) (ГОСТ 9327-60) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительную документацию, отнесенную к указанной категории в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и включенную в класс 0200000 «Общероссийского классификатора управленческой документации» (ОКУД). Требования ГОСТ Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми.

Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего — ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.) — и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Рб.30-97), при этом один реквизит — гриф ограничения доступа к документу — исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых —основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 — код предприятия (организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и Организаций (ОКПО).

Из содержания ГОСТ Р6.30-2003 изъяты положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов).

Наиболее существенным структурным изменением стало невключение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9-е число месяца).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В заключение обратим внимание читателей на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, — ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000. — Авт.). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕТЕНЗИОННЫХ ПИСЕМ И ИСКОВЫХ ЗАЯВЛЕНИЙ

 

В соответствии со ст. 4 «Право на обращение в арбитражный суд» Арбитражного процессуального кодекса;

РФ (Федеральный закон от 05.05.95 № 70-ФЗ с изм. и доп. от 24.07.02) для определенной категории споров предусмотрен досудебный или претензионный порядок урегулирования разногласий между сторонами. Указанный порядок является обязательный для сторон в том случае, если об этом прямо указано в содержании соответствующего договора или иного нормативно-правового акта.

Поскольку законодательство РФ содержит л» наиболее общие указания о претензионном порядке урегулирования разногласий между сторонам!) договору, то при подготовке письменных претензий представляется целесообразным применять требования ст. 102 «Форма и содержание искового заявления» Арбитражного процессуального кодекса РФ, а также рекомендации, имеющиеся на в счет в СПС «Гарант» и справочной литературе.

В соответствии с указанными рекомендациями письменная претензия должна иметь следующие реквизиты:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта (отправителя);

3) наименование вида документа;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) отметка о приложении;

7) подпись.

Как правило, оформление первых трех реквизитов не вызывает затруднений. При оформлении заголовка к тексту следует конкретно указать, о чем идет речь, например, об уплате штрафа, о возмещении ущерба, о возврате денежных сумм или товара в натуре и т. д. В тексте претензии должны быть отражены следующие вопросы:

1) на чем основаны отношения сторон (договор, гарантийное письмо, иные обязательства, предусмотренные законодательством РФ);

2) что именно нарушено потенциальным ответчиком и в какой мере;

3) ссылки на положения законодательства РФ, регулирующие отношения сторон в сложившейся ситуации (статьи Гражданского кодекса РФ, ведомственных или местных нормативно-правовых актов и т. п.);

4) ссылки на конкретные условия обязательств, нарушение которых вызвало претензионное требование (в необходимых случаях — с приложением копий или выписок из соответствующих документов);

5) сумма требований с расчетом (если расчет претензионных требований занимает много места, его также следует вынести в приложение);

6) информация о намерениях адресанта на случай невыполнения требований, изложенных в претензии.

Претензия подписывается заявителем или уполномоченным им лицом. Подпись уполномоченного представителя юридического лица заверяется печатью.

Объем претензии не должен превышать двух машинописных страниц. Всю необходимую дополнительную информацию следует оформить в виде приложений. Претензия оформляется на листе писчей бумаги формата А4 или бланке предприятия установленного образца и высылается в адрес заказным письмом с уведомлением.

Исковое заявление — письменное требование к суду вынести решение о признании субъективного права заявителя (истца) и (в общем случае) о присуждении ответчика к совершению определенных действий.

Общие требования к форме и содержанию исковых заявлений определены ст. 102 АПК РФ. В соответствии с указанной статьей исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме и подписывается истцом или его уполномоченным представителем. В документе должны быть указаны:

1) наименование арбитражного суда, в который подается заявление;

2) наименование лиц, участвующих в деле, и их почтовые адреса;

3) цена иска, если иск подлежит оценке;

4) обстоятельства, на которых основаны исковые требования;

 

5) доказательства, подтверждающие основания исковых требований;

6) расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы;

7) требования истца со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам — требования к каждому из них;

8) сведения о соблюдении досудебного (претензионного) порядка урегулирования спора с ответчиком, когда это предусмотрено федеральным законом для данной категории споров или договором;

9) перечень прилагаемых документов. В исковом заявлении указываются и иные сведения в том случае, если они необходимы для правильного разрешения спора, а также имеющиеся у истца ходатайства. Реквизитами искового заявления являются:

1) наименование адресата (в данном случае — суда);

2) наименование адресанта (истца);

3) наименование вида документа;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) отметка о приложении;

7) подпись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАДАЧА 1

 

Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2003 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

 

Российская Федерация

Краснодарский край

г Краснодар

ЗАВОД МЕДПРЕПАРАТОВ

ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

ПРОТОКОЛ

27.11.2002 № 8

производственное совещание

Председатель И.Т. Иванов

Секретарь О.П. Радченко

Присутствовали 10 человек (Арутюнов П.А., Борзов А.А., Козин К.А., Крамер С.И., Михайлов И.Ф., Муратов М.Э., Тимошенко В.Т., Тихонов С.Ю., Юдин С.А., Яковлев Д.А.)

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О досрочной разработке техпромфинпланов на 2003 г

Выступление начальника планово-экономического отдела Арутюнова П.А.

 

1. СЛУШАЛИ

Арутюнова П.А. – подвел предварительные итоги работы планово-экономического отдела на 2002 г. Были разработаны и оптимизированы новые математико-экономические методы прогнозирования и планирования производственной деятельности завода медпрепаратов. Перечислены обоснования необходимости досрочной разработки техпромфинпланов на будущий 2003 год. Техппромфинплан должен быть разработан по графику к 15.12.2002. Предложено досрочно разработать техпромифинпланы на 2003 год на три дня раньше установленного срока.

 

ВЫСТУПИЛИ:

Тимошенко В.Т. (ведущий специалист отдела) – поддержала предложение Арутюнова П.А. о досрочной разработке техпромфинпланов на 2003 год. Обратила внимание на необходимость более интенсивного применения средств автоматизации прогнозирования и документооборота.

Яковлев Д.А. (экономист отдела) – поддержал предложение Арутюнова П.А. о досрочной разработке техпромфинплана. Предложил разработку техпромфинплана завершить в течение двух недель, т.е. на три дня раньше установленного срока

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Начать разработку техпромфинплана на 2003 год досрочно с 29.11.2001 г.

2. Разработку техпромфинплана на 2003 года завершить к 12.12.2001 г.

 

Председатель (подпись) И.Т. Иванов

Секретарь О.П. Радченко

 

 

 

 

 

 

 

ЗАДАЧА 2

 

Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов учетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее, чем на 20%.

 

ЗАВОД МЕДПРЕПАРАТОВ

 

Директору завода медпрепаратов

Корину С.И.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

26.11.2002 № 11

г. Краснодар

О необходимости централизации расчетов с работниками завода

 

По Вашему поручению мною была проведена проверка механизма расчетов с работниками завода.

В результате проверки были выявлены недостатки расчетного механизма с работниками завода, затруднителен учет и управление данными расчетами.

В то же время в целях оптимизации учетного процесса расчетов с работниками в обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки и необходима централизация расчетов с работниками завода.

Учитывая вышесказанное предлагаю пересмотреть штаты учетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не мене, чем на 20%, что позволит централизовать учетный механизм расчетов с работниками всех структурных подразделений завода

 

Главный бухгалтер (подпись) Корявина С.А.

В дело 01-055, Кудрявцев, 27.11.2002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // Принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст. М.: Госстандарт, 2003.
  2. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию.–М.: Госстандарт, 1992.
  3. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (С изм. № 1, утв. Постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» от 21.01.2000 № 9)
  4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М : Госстандарт, 1998.
  5. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  6. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2002.
  7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2000.
  8. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2004.
  9. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса. -М.: Юридический колледж МГУ, 2000.

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->