ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ «БРАСС ДСК-1»

4

4.1 Программное и техническое обеспечение

 

Исследуемое предприятие «БРАСС ДСК-1» в полной мере использует автоматизацию учетного процесса, имеет выход в Интернет и собственный интернет-сайт по адресу:

Для обеспечения функционирования локальной сети часто выделяется специальный компьютер — сервер, или несколько таких компьютеров. На дисках серверов располагаются совместно используемые программы, базы данных и т.д. Остальные компьютеры локальной сети часто называются рабочими станциями. На тех рабочих станциях, где требуется обрабатывать только данные на сервере (например, вводить сведения в совместно используемую базу данных о заказах и продажах), часто для экономии (или по соображениям безопасности) не устанавливают жестких дисков. В сетях, состоящих более чем из 20-25 компьютеров, наличие сервера обязательно — иначе, как правило, производительность сети будет неудовлетворительной. Сервер необходим и при совместной интенсивной работе с какой-либо базой данных.

На исследуемом предприятии в сеть объединены не только компьютеры филиала в г. Краснодаре, но и рабочие машины в головном предприятии, расположенном в г. Москва и других городах России – Санкт-Петербурге и Екатеринодаре.

В филиале в сеть объединено десять компьютеров, что позволяет решить следующие задачи:

– получать оперативную производственную информацию;

– осуществлять кадровый и бухгалтерский, налоговый и управленческий учет;

– производить контроль рабочего процесса;

– осуществлять прогнозирование и контроль расхода и необходимости производственных запасов.

Сайт предприятия содержит следующую информацию о работе предприятия, контактную информацию, ассортиментный перечень выпускаемой продукции, фотографии продукции. Отдельно выделены разделы для покупателей, партнеров, специалистов.

В качестве используемого программного обеспечения применяются: Windows XP, Office XP, Autocad.

Главной целью управленческого учета является обеспечение руководства информацией для принятия управленческих решений. Всю информацию, циркулирующую в системе принятия управленческих решений, можно условно разделить на две категории — входящую и исходящую. Исходящая информация представляет собой стандартизированные, периодические управленческие отчеты (например, о выполнении бюджетов) или аналитические материалы, подготовленные специально для вынесения решения по конкретной проблеме. Эти отчеты и обзоры направляются в систему принятия решений, т. е. руководителям на соответствующих уровнях организации. Входящие потоки информации в системе управленческого учета имеют более сложную структуру. Данные поступают из различных источников: они формируются в различных подсистемах организации, а также во внешней бизнес-среде. Структура информационных потоков изображена на рис. 1.

Кроме происхождения, входящая информация на ООО»БРАСС ДСК-1» различается по характеру и форме содержащихся в ней сведений. Исходя из этого всю входящую информацию можно разделить на три типа: учетная информация; внеучетная информация; нормативно-техническая информация.

В основе учетной информации лежат данные преимущественно числового характера, которые можно обобщенно отнести к одной из трех категорий:

– данные бухгалтерского учета и отчетности — первичная бухгалтерская документация, данные, поступающие из систем финансового и налогового учета, формы финансовой и налоговой отчетности;

– данные статистического учета и отчетности — обобщенно-статистические сведения, необходимые для межхозяйственных сравнений;

– данные оперативного производственного учета и отчетности — производственные сводки, планы и бюджеты вместе с отчетами об их выполнении, производственные стандарты-нормы, а также их обоснование.

Рисунок 1 – Информационные потоки в системе управленческого учета на ООО «БРАСС ДСК-1»

 

В большинстве случаев учетная информация представляется по стандартным формам, как законодательно регламентировано (это относится, в частности, к формам налоговой и статистической отчетности), так и разработанным в самой организации (бюджеты, карточки складского учёта и т. п.).

К внеучетным источникам на ООО»БРАСС ДСК-1» относят:

— материалы внешних и внутренних аудиторских проверок;

– материалы проверок налоговой службы и других контролирующих органов;

– материалы постоянно действующих производственных совещаний;

– материалы собраний акционеров;

– материалы собраний трудовых коллективов;

– объяснительные и докладные записки; аналитические обзоры, подготовленные в самой организации или полученные извне;

– деловая переписка с партнерами, кредиторами и т. п.;

– материалы, получаемые в результате личных контактов;

– материалы средств массовой информации.

Из внеучетных источников поступает в основном вербальная информация, редко по стандартизированной форме.

К нормативно-технической информации на ООО»БРАСС ДСК-1» относятся:

производственные нормативы;

планово-бюджетные нормативы;

финансовая информация, содержащаяся в прейскурантах, ценниках, прайс-листах, справочниках и других аналогичных источниках;    

технико-технологическая информация, характеризующая уровень техники и технологии (паспорта машин и оборудования, чертежи, спецификации);

стандарты технологии, государственные или внутренние (ГОСТ, ОСТ, ТУ, СанПиН, СНиП и т.д.);

госстандарты качества (например, 1SО 9000).

Данные следует подвергнуть обработке, и лишь тогда они станут управленческой информацией, пригодной для принятия решений, — именно в том и заключается основная цель управленческого учета. Способы преобразования данных в информацию можно разделить на две большие группы. В первую группу можно отнести все стандартные приемы, которые всегда применяются через равные промежутки времени по стандартным отчетам и другим источникам сведений. Частота и глубина такого анализа диктуются требованиями конкретных пользователей, а методики легко формализуемы.

Во вторую группу можно отнести способы преобразования, применяемые в редко встречающихся или непредвиденных ситуациях, когда, естественно также возникает необходимость анализа. Поскольку ситуации такого рода для предприятий не является стандартными, подход к их анализу тоже должен быть индивидуальным. Стандартные процедуры использовать здесь можно, но главную роль при принятии решений будут играть именно нестандартные способы обработки и интерпретации имеющихся данных.

Применение электронных вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера на ООО»БРАСС ДСК-1» и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название автоматизированной.

Автоматизированная (диалоговая) форма бухгалтерского учета на ООО»БРАСС ДСК-1» ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Использование соответствующей программы в процессе обработки указанных данных позволяет подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам разных пользователей. Структура бухгалтерии на ООО»БРАСС ДСК-1» в условиях автоматизированной обработки учетной информации претерпевает определенные изменения (рис. 2).

В связи с этим ее следует назвать диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов (рис. 3).

Единство информационной базы и полностью автоматизированный технологический процесс на ООО»БРАСС ДСК-1» обеспечиваются за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.

Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов к организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика.


Рисунок 2 – Структура автоматизированной бухгалтерии на ООО»БРАСС ДСК-1»

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

 

 


Рисунок 3 – Автоматизированная форма учета на ООО»БРАСС ДСК-1»

 

  1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
  2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
  3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
  4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
  5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

    Информация финансового учета характеризует результат свершившихся фактов и хозяйственных операций за минувший период времени, отражает их по принципу «как это было». Данные управленческого учета ориентируются на решение «как это должно быть» и контроль исполнения принятого решения. Учет фактических величин управленческого учета тоже важен, но в основном как база для принятия решений и анализа их эффективности. Поскольку управленческий учет не отменяет финансовый, он пользуется его информацией о фактических затратах и результатах деятельности, изменениях в стоимости активов и источников их формирования, долговых обязательствах и т.п.

    Эффективное применение возрастающего объема экономической информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все операции по выписке, обработке и передаче первичных документов осуществлялись автоматически.

    При автоматизации бухгалтерского учета реализации продукции должно обеспечиваться отражение:

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->