Язык документа

Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

Особенности языка служебных документов: точность и ясность; лаконичность; убедительность; нейтральность тона изложения; использование устойчивых словосочетаний; использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях; прямым порядком слов в предложении.

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов; немногословность.

Убедительность служебных документов достигается наличием достоверной информации; наличием веских аргументов; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора.

Нейтральность тона документов предусматривает изложение текста от третьего лица («банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации.

Устойчивые словосочетания — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение готовых языковых клише дает возможность: авторам — оперативно составлять документы; адресатам — облегчить восприятие документов; создать трафаретные формы документов по стандартным ситуациям.

Наиболее используемым относятся следующие словосочетания: в связи с решением…, контроль возлагается…, выговор объявляется…, должностной оклад устанавливается…, в связи со сложным положением…, в целях обеспечения.., в соответствии с Вашей просьбой…, считаем необходимым…, согласно приказу…, принимая во внимание…, допущены просчеты… и т. д.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет: уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации.

При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату; одинаковы по всему тексту документа.

Использование терминов и профессионализмов(обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских; Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи»’, Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. « приветствие в адрес», «упреки в адрес»’, «передовой форпост науки» и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов («надо отмстить», «особенно надо остановиться», «необходимо указать», «остановиться на вопросе», «учитывая вышеизложенное», «получить нижеследующее», «означенный инвентарь», «выдана данная справка» и т.д).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Контроль за исполнением документов


 

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

  1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003
  2. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28
  3. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
  4. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 8-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009.
  5. Корнеев И.К., Пшенко А.В. Деловая переписка и образцы документов: учеб-практ. Пособие. –М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.
  6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010.
  7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб-практ. Пособие. –М.: ТК Велби. Изд-во Проспект, 2006.
  8. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 5-е. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009.
  9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Дело, 2006.

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->