ВЛИЯНИЕ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ СОЗДАНИЯ, КОПИРОВАНИЯ И ТРАНСПОРТИРОВКИ НА ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОБЪЕМЫ

Под документированием управленческой деятельности предприятия (организации, учреждения, далее — предприятия) следует понимать фиксацию (запись и оформление) необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами. Зафиксированная информация представляется в форме управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию предприятия. Формирование и ведение документации предприятия осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства — технологии создания, накопления, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности предприятия. Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В данной работе рассматриваются два вопроса. Первый вопрос – определение влияния применения технических средств создания, копирования и транспортировки на особенности организации документооборота и его объемы; во втором вопросе раскрывается понятие, определяются цели, задачи регистрации, дана характеристика форм регистрации.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении показана на рис. 1.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к Должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

  1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
  2. электронные пишущие машинки;
  3. текстообрабатывающие системы;
  4. копировальные машины;
  5. коммуникационные средства, телефонная техника;
  6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
  7. средства для обмена информацией — электронная почта;
  8. видеоинформационные системы;

    9)локальные компьютерные сети;

    10) интегрированные сети учреждений.

    Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто используемыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.

     


     

     

    Рисунок 1 – Схема автоматизации работы с документами

     

     

    В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ используется следующие понятие; средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий — программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию. Пользователь (потребитель) информации — это субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

    Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное хранение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

    Основу компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных и др.).

    Принтер предназначен для вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и лазерные принтеры. В матричных принтерах знаки на бумаге образуются при ударе иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом нанесении на бумагу микрокапель чернил. Наилучшее качество и скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

    В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее время широкое применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, HP, Lexmark. Epson.

    Сканер предназначен для ввода информации с бумажного носителя в память компьютера. По способу считывания информации различают сканеры планшетные, когда документ (как правило формата А4, либо АЗ) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм HP. Epson.

    Плоттер предназначен для вывода графической информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

    Модем предназначен для подключения компьютера к глобальным сетям и к всемирной сети ernet посредством телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт. Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонные линиям связи. Как и модемы, факс-модемы также могут быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модемы фирм D-link, Acorp, Zyxel и Моtоrоlа.

    Стример является устройством резервного копирования. Стримеры предназначены для архивации данных на жестком диске с помощью записи их на магнитную ленту. Объем памяти одной кассеты: составляет 60 Мб.

    Устройства архивации данных предназначены для хранения большого объема информации. Устройство архивации подключается к компьютеру через порт и производят запись на магнитооптические диски, диски. В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

    Компьютерная сеть предназначена для объединения нескольких компьютеров с целью обмена данными. Сеть дает возможность использовать общие ресурсы. Это могут быть базы данных, программы, внешние устройства. Компьютеры соединяются между собой с помощью кабеля (телефонного, коаксиального, оптоволоконного) или с помощью телефонной сети. Обычно в сети один компьютер является сервером, управляющим передачей данных и периферийными устройствами, а остальные — рабочими местами.

    Различают локальные компьютерные сети (LAN), расположенные в одном офисе или здании, и глобальные компьютерные сети (WAK).

    Информация может храниться в базе данных сервера, что позволяет обращаться к документам с рабочих мест пользователей. Также обмен электронными документами, как в локальных, так и в глобальных сетях, может производиться с помощью электронной почты.

    Наиболее распространенным средством связи является телефон. Для передачи копии документа используют телефакс.

    В качестве средств оргтехники широко используются уничтожители бумаги, переплетчики отчетов (с помощью пластиковых или металлических пружинок), ламинаторы для нанесения на документ прочной прозрачной пленки, копировальные машины (ксероксы).

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    2 ПОНЯТИЕ, ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ РЕГИСТРАЦИИ. ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ

     

    Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.1

    Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.2

    Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

    учет документов,

    контроль за их исполнением;

    справочную работу по документам.3

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.1

    Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

    печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

    информационные материалы, присланные в копии для сведения;

    поздравительные письма и телеграммы;

    прейскуранты;

    пригласительные билеты;

    программы конференций, совещаний;

    рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

    Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.2

    При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.3

    Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

    Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации. 1

    Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

    Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

    наименование организации (автора или корреспондента);

    наименование вида документа;

    дата и регистрационный номер документа;

    дата и индекс поступления;

    заголовок к тексту (краткое содержание документа);

    резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

    срок исполнения документа;

    отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

    гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

    внутренняя переадресация документов по исполнителям;

    код по тематическому классификатору;

    ключевые слова;

    количество листов документа;

    наличие приложений;

    должностное лицо, поставившее документ на контроль;

    промежуточные сроки исполнения;

    перенос сроков исполнения;

    срок хранения документа;

    статус документа (проект, версия);

    вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 1

    Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

    Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

    В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.2

    Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

     

    Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.1

    При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

    Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

    Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

    справочные, контрольно-справочные;

    картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

    тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 2

    Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 3

    Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

    составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

    систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

    Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.1

    Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)2:



    лицевая сторона


    оборотная сторона

    Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

     

    Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

    При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

    Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

    быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

    автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

    автоматический контроль за исполнением документа;

    возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

    возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

    Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

    К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документам, относится программный продукт «ДЕЛО».

    «ДЕЛО» поддерживает полный жизненный цикл документа, в том числе и автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных Государственной системой документационного обеспечения управления. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.


    Рис. 1. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа

    в системе «ДЕЛО»

     

    При регистрации файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК системы «ДЕЛО». Для документов, которые готовятся в MS Word, реализована упрощенная процедура регистрации прямо из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов.

     

     

     

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     

    В ходе исследования первого вопроса было исследовано влияния применения технических средств создания, копирования и транспортировки на особенности организации документооборота на особенности организации документооборота и его объемы. Данные средства, применяемые в целях автоматизация процессов документооборота, позволяют оптимизировать сам процесс документодвижения, снизить затраты человеческого труда и повысить его эффективность.

    В ходе раскрытия второго вопросы было дано понятие, охарактеризованы цели и задачи регистрации документов, охарактеризованы формы их регистрации. Регистрация определяется подтверждающий факт создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. Регистрация документа представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением, справочную работу по документа.

    Существует три формы регистрации документов: журнальная (регистрация в специальных журналах), карточная (применение специальных карточек учета, применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой) и автоматизированная (наиболее современная, автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

    Список литературы

     

    1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ // Российская газета. 8 августа 2006 г.
    2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
    3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.
    4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . М., 2006.
    5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 5-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2009.
    6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2008. – 408 с.
    7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007.

       

     

     


     

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->