Виды документов и их классификация

Здесь рассмотрены основные принципы классификации деловых документов, аргументирована эффективность и необходимость системного подхода к использованию управленческой информации в работе организации. Также приведены характеристики различных видов организационно – распорядительных документов, их значение в документационном обеспечении управления.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требованиям) соответствующей информации, то есть в создании документов.

Документы требуются для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Чем же определяется соответствующая совокупность документов для эффективного управления, от каких факторов она зависит?

Комплекс документов определяется:

  • Кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
  • Порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия):
  • Объемом и характером внешних связей организации.

В случае, когда объем требуемых документов для управления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.

Классификация документов – это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификации документов производится на этапе группировки их в дела – это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.

Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень обязанности, степень унификации и характер содержания.

По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно — правовая, организационно – распорядительная, первичная учетная документация, расчетно – денежная, по социальному обеспечению.

По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото – и кинодокументы.

Письменные (или рукописно – печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используется в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании собраний заседаний.

Фото – и кинодокументы фиксируется с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях, они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или не возможно.

По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, положения, правила, отчёты, акты, планы, заявления, письма.

По видам документы бывают типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения вопросов, Внешние – входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

По срокам исполнения документы бывают срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы. Остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией.

По происхождению документы бывают служебные и официально – личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, то есть заявления, письма, жалобы.

По степени гласности выделяют открытые, секретные документы и документы конфиденциальные. На секретных и конфиденциальных документах проставляется гриф ограничения, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, содержащие которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким – либо причинам, например по истечении срока действия.

По стадиям создания документы подразделяют на подлинники и копии.

Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и заверенная копия с него имеют равную силу.

Копия – документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка. Отпуск – это полная копия исходящего документа, остающаяся в делах у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником и также заверяется подписью.

Выписка из документа – распечатка части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют ревную юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, примерные и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию является специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми является документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении.

Примерные документы носят ориентировочный характер, и используется для составления и оформления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используется различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры, контракты, трудовые соглашения.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

 

2. Организационно – правовые документы

 

Организационно – правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, предприятий, фирм, — это функция формирования системы и процессов управления, которая включает в себя:

  • Создание организаций, в том числе выбор ее организационно – правовой формы; установление ее структуры;
  • Определение штатной численности и состава должностей – руководителей, специалистов.
  • Регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
  • Формирование совещательных органов управления;
  • Регламентацию деятельности аппарата управления;
  • Лицензирование деятельности;
  • Установление режима работы и системы охраны;
  • Организацию труда работников и оценку их труда;

    Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов.

    Цель разработки организационно – правовых документов — рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

    К организационным документам относятся: устав организации или положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам.

    Организационно-правовые документы содержат положение, строго обязательный для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации, предприятия, фирм. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченном на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или её коллегиальным органом. Организационно — правовые документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа «утверждаю» или распорядительным документом.

    Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, фирмы.

    Организации действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Требования к содержанию устава тех или иных организаций, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридического лица. Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организаций, данные об организации, наименование вида документа, места издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текс документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цели и задачи создаваемой организации).
  2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).
  3. РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ (система управления, права и обязанности должностных лиц)
  4. ФИНАНСОВО – МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА ( источники финансирования, основные и оборотные средства, порядок распоряжения средствами)
  5. ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.
  6. ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ.

    Штатное расписание – правой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с её Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

    Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т – 3.

    Реквизит « Код по ОКПО» — код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, присвоенный организации при её государственной регистрации.

    Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

    Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения.

    Положение о персонале организации включает в себя следующие разделы:

  7. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ( цель разработки Положения, правовая база содержания документа, конституционные гарантии персонала).
  8. ПОРЯДОК НАЙМА И ВЫСВОБОЖДЕНИЯ ПЕРСОНАЛА ( прием на работу, необходимые документы, приказ о приеме, условия работы, инструктаж по техники безопасности, права и обязанности работника, перспективы карьеры, перевод на другую должность, порядок расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя).
  9. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПЕРСОНАЛА (круг обязанностей в соответствии с должностными инструкциями).
  10. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ (обязанности, выполняемые в соответствии с законодательством: совершенствование организации труда персонала, форм и методов оплаты, соблюдение норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии.)
  11. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ (начало и окончание работы, перерыв, формы и организация контроля рабочего времени, порядок предоставления отпусков.)
  12. ПООЩРЕНИЯ ЗА УСПЕШНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ (виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе: разработка и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительности труда, качественное выполнение должностных обязанностей).
  13. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ (виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксации и соответствующие санкции).

    Положение разрабатывается на основе типовых положений с учетом специфики конкретных организаций, предприятий, фирм. Рабочее положение, учитывающее особенности данной организации, утверждается её руководителем.

    Инструкция – это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные, научно – технические, технологические. Финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций и т.д. Инструкция является нормативным актом, регламентирующие различные вопросы, рассчитана на длительное применение и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения функций.

    Инструкции, как правило, составляется на основе типовых инструкций. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие положения», в котором указывается цели ее издания, область распространения, излагается порядок использования, а также могут приводиться другие сведенья общего характера.

    Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: название организации и структурного подразделения, название вида документа, дату и индекс, место издания, заголовок, текст, подпись.

    Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Наиболее удобной формой утверждения инструкции является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляют организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

    Должностная инструкция — нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно – правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.

    Должностная инструкция разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.

    Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо».

    Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на роботу сотруднику, другой остается у администрации. Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.

    Структура должностей инструкции включает в себя.

  14. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к опыту образованию).
  15. ФУНКЦИИ (функциональные основные обязанности).
  16. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с функциональными обязанностями).
  17. ПРАВА (использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а так же права вносит предложения по совершенствованию работы на данном участке).
  18. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (по содержанию должностных обязанностей).
  19. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).
  20. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (в соответствии с Правилами внутреннего распорядка или Положением о персонале) организации, реальными показателями и результатами работы должностных лиц, решением аттестационной комиссии.

    Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3. Распорядительные документы

     

    Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов.

    Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависит результаты его работы.

    Процедуры издания распорядительных документов в условиях
    единоличного принятие решенийприказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

  21. Инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа
  22. Сбор и анализ информации по вопросом
  23. Подготовка проекта распорядительного документа
  24. Согласование и оформление проекта документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003.
  25. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
  26. Принятие решений ( подписание документа).
  27. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

    Постановление ( см. приложение 1 ) – правовой акт, принимаемый органами Федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности а так же исполнительными органами субъектов РФ и местного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящими перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

    Решение – правовой акт , принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются так же совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более коллегиальными органами или организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.

    Приказ – это правовой акт издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием. В деятельности организации различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

    Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности организации ее материально – технического обеспечения, научно – техническую политику, информационная и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а так же порядок выполнения, характер и содержание специфических видов деятельности.

    Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры из штатов, в введении в действие организационно – правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов, при создании временных или постоянных коллегиальных и совещательных органов.

    Приказы оформляются или на специальном бланке – бланке приказов, или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ

    Приказы по основной деятельности могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение решений выше стоящих организаций. Текст приказа должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятия, которые необходимо для его исполнения . текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причиной издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ в выше стоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а так же передают содержание того раздела документа, который относится к организации, издающей приказ.

    Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения и начинается словом « ПРИКАЗЫВАЮ». Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Пункт начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указывать дату исполнения действий. В последнем пункте распорядительной части указывают должностных лиц, на которых возлагают контроль за исполнением приказа, его начинают словами « контроль за исполнением приказа возлагается на …»

    Подготовка приказа включает следующие основные стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

    Приказы по основной деятельности регулируются отдельно от приказов поличному составу. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года.

    Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издание указа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.

    Выписка из приказа – это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

    Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из приказа отмечается простановлением секретарем отметки о завершении выписки.

    Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущество по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или выше стоящей организации.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    4. Информационно – справочная документация

     

    Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках

    В состав информационно – справочных документов входят: акты, справки, докладные записки, деловые письма. Эти документы сообщают сведенья, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

     

    4.1 Информационно – справочные документы.

     

    Вот их перечень: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, акт, справка, сводка, заключение сводка.

    Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Заключение

     

    В результате изучения данной главы студенты должны:

  • Знать основные признаки классификации документов ; характеристики и назначение основных видов организационно – распорядительных документов, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003;
  • Уметь оформлять реквизиты организационно – распорядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Список использованных источников

     

    1 Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. — М.: Юрайт-Издат, 2004.-182 с. – (Профессиональная практика).

    2 Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности. Ростов н/Д: «Феникс», 2001.-288 с.

    3 Организация работ с документами. http://www.r0.ru

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Приложение 1

     

    ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ПО СТАТИСТИКЕ

    ( ГОСКОМСТАТ РОССИИ )

    ПОСТАНОВЛЕНИЕ

    __________ _________

    Москва

     

    Об утверждении унифицированных форм

    первичной учетной документации

    Во исполнение______________________________________________________

     

     

    Государственный комитет Российской федерации по статистике

    ПОСТАНОВЛЕНИЕ:

  1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации
  2. Установить___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
  3. признать утратившими силу

 

 

 

Председатель

Комитета

Визы (на оборотной стороне)

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->