РАСКРЫТЬ ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Документоведение
— это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

В данном рассматривается проблема построения эффективных систем документирования на современной предприятия путем раскрытия трех вопросов: раскрытие понятие документирования, анализ существующих определений системы с точки зрения их применения к документирования, раскрытие сущности морфологического анализа.

Документирование — это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Система документирования представляет собой совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.

Любая организация имеет организационную структуру, и в зависимости от того, какие проблемы решаются на том или ином ее уровне, можно выделить соответствующие уровни управления: в малой — как минимум, два (руководящий и оперативный); в средних и крупных — не менее четырех (руководящий, стратегический, тактический и оперативный). На каждом из этих уровней протекают свои внутриуровневые процессы (рис. 1). Управление всеми этими процессами осуществляется, как правило, по вертикали.


Рисунок 1 – Уровни управления и процессы организации

На примере крупной промышленной организации рассмотрим, какие процессы сегодня протекают на каждом уровне и какие документы используют при этом ее руководство и персонал.

На руководящем уровне генеральный директор принимает стратегически важные управленческие решения по развитию и совершенствованию деятельности организации на основе анализа информации, представляемой его заместителями.

На стратегическом уровне (уровне заместителей генерального директора) осуществляется процесс планирования жизненного цикла продукции. Каждый заместитель планирует работы по своему направлению деятельности, организует, контролирует и анализирует их выполнение на основе информации, представляемой начальниками подчиненных подразделений, принимает решения по совершенствованию своего вида деятельности и представляет соответствующие отчеты генеральному директору.

На тактическом уровне(уровне подразделений) под руководством начальников подразделений (или лидеров команд-исполнителей) идет выполнение запланированных работ — осуществляются процессы жизненного цикла продукции и процессы их поддержки (обеспечения). Начальники анализируют ход работ на основе информации, получаемой от исполнителей, и представляют отчеты заместителю директора, которому подчиняются.

На оперативном уровне исполнители выполняют конкретные подпроцессы и операции и информируют начальников своих подразделений о результатах работ.

Для выполнения своих процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации: правовые, организационно-распорядительные, планово-финансовые, внешние нормативные, внутренние нормативные и технические.

Следовательно, основная часть документов, необходимых для той или иной деятельности, имеется в любой организации. Проблема состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, «работают» каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе и т.д.

Упорядочим (классифицируем и систематизируем) документы, имеющиеся в любой организации, т.е. создадим из них прочный фундамент — «базовый уровень» единой структуры документации, а затем, проследив взаимосвязи документов и поняв, чего еще не хватает, попробуем построить единую структуру документации — каркас системы менеджмента организации.

Итак, любая организация создается и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства. Следовательно, организация имеет правовую документацию, включающую лицензионные документы, дающие ей юридическое право заниматься своей деятельностью. Эта документация «закладывает фундамент» организации — формирует «нулевой цикл» в структуре документации. На рис. 2 приведен состав документов «нулевого цикла».






 

Рисунок 2 – Состав документов «нулевого цикла»

 

Следом за документами «нулевого цикла» идет документация по обеспечению качества, формирующая «базовый уровень» в структуре документации предприятия — фактический «фундамент» организации. Состав документации этого уровня приведен на рис. 3.





 


 

Рисунок 3 – Состав документации «базового уровня»

 

Рассмотрим последовательно состав каждого из шести видов документов организации.

1. На рисунке 4 приведен состав организационно-распорядительных документов.



 






 

Рисунок 4 – Состав организационно-распорядительных документов

Следует отметить, что при регистрации и для получения лицензии на ведение деятельности организация разрабатывает основной документ — устав, который мы включили в состав организационно-распорядительных документов.
В уставе сформулирована миссия — предназначение организации, определены ее основные виды деятельности и задачи.

На основе устава руководство организации определяет и утверждает организационную структуру. Заметим, что в п. 3.3.2 стандарта ИСО 9000:2000 организационная структура определена как «распределение ответственности, полномочий и установление взаимодействий между работниками». Исходя из данного определения, в Положениях о структурных подразделениях за каждым из них закрепляются конкретные задачи и функции, устанавливаются ответственность руководителя за их выполнение и его полномочия на принятие управленческих решений в рамках выполняемых подразделением работ. Далее разрабатывается штатное расписание, и в соответствующих Должностных инструкциях устанавливаются ответственность, полномочия и взаимодействия сотрудников подразделений.

Руководство организации разрабатывает стратегический и бизнес-планы на определенный период времени и на основе сформулированных на ближайший год целей в приоритетных областях деятельности планирует работы и их обеспечение всеми необходимыми ресурсами.

На рисунке 5приведен состав документов по стратегическому и оперативному планированию.



 



 

Рисунок 5– Состав документов по стратегическому и оперативному планированию

В соответствии с требованиями внешних нормативных документов организация разрабатывает свои внутренние нормативные и технические документы, составы которых приведены на рисунке 6 и 7 соответственно (рисунок 6).






 


 

Рисунок 6 – Состав внутренних нормативных документов

Таким образом, на основе и с помощью всех этих документов организация работала, работает и будет работать. При этом большинство руководителей сегодня убеждены, что определяющие успеха организации — это введение новых технологий и оборудования, а самое главное — обеспечение соответствия выпускаемой продукции техническим требованиям. Именно на этих мероприятиях руководители многих организаций сосредоточивают усилия и финансы.






 

Рисунок 7 – Состав внутренних и технических документов

В современной организации часто не работают эти имеющиеся документы в полную силу потому что, прежде всего, не хватает системного подхода к управлению документами и единой структуры документации. Необходимо сделать так, чтобы руководство и персонал организации работали как единый слаженный механизм, как команда единомышленников, объединенных одной целью. Для этого, во-первых, надо создать систему горизонтального взаимодействия участников внутриуровневых процессов, протекающих на каждом уровне структуры организации; во-вторых, создать четкие взаимодействия внутриуровневых процессов с процессами управления (рис. 1). Во-вторых, при формулировании политики и постановке целей руководству надо учитывать требования потребителей, других заинтересованных сторон организации и действующего законодательства страны. Организация должна осуществлять свою деятельность, т.е. выполнять все процессы для реализации политики и достижения реальных целей, поставленных руководством и согласованных со всеми сотрудниками. Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами и записями — это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.

 

2 ОПРЕДЕЛЕНИЕ СИСТЕМЫ. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ ОПРЕДЕЛЕНИЙ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ

 

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации — массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано.

Применительно к документированию система представляет собой совокупность действующих взаимосвязанных элементов.

Цель документирования системы менеджмента состоит не в том, чтобы единообразно оформить некоторое число документов, отразив в их названиях то или иное требование стандартов, а в том, чтобы отражать взаимодействие элементов системы менеджмента (процессов СМК, экологических аспектов, рисков производства и управления).

Система – совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом и со средой. (Л. фон Берталанфи)

Система – объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе. (БСЭ 2-е изд.)

Система — нечто целое, представляющее собой единство закономерно расположенных и находящихся в определенной связи частей. (Ожегов)

Система – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов. (ISO 9000:2000)

Система – идущий процесс; набор имеющих данные свойства параметров, которыми являются вход, процесс, выход, управление через обратную связь и ограничение, и набор связей между параметрами и их свойствами. (Оптнер С.Л.)

Система означает не вещь, а перечень переменных, обеспечивающих однозначность преобразования. (Эшби У.Р.)

Система – это то, что приобрело целостность и форму в результате постоянного взаимодействия частей. (Сенге П.)

Система (от греч. — целое, составленное из частей; соединение) — множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. Выделяют материальные и абстрактные системы. Первые разделяются на системы неорганической природы (физические, геологические, химические и др.) и живые системы (простейшие биологические системы, организмы, популяции, виды, экосистемы); особый класс материальных живых систем — социальные системы (от простейших социальных объединений до социально-экономической структуры общества). Абстрактные системы — понятия, гипотезы, теории, научные знания о системах, лингвистические (языковые), формализованные, логические системы и др. (БЭКМ)

Система (биологическая) – некоторая совокупность взаимодействующих элементов, которая образует целостный (биологический) объект. (Новосельцев В.Н.)

Система – любой комплекс динамически связанных элементов; все, состоящее из связанных друг с другом частей. (Бир С.)

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности: система организационно-распорядительной документации; система плановой документации; первичная учетная документация; отчетно-статистическая; документация по труду; система бухгалтерской документации; система финансовой и расчетно-денежной документации; система статистической и ведомственной отчетности и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы: проектно-конструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской; учебной и др.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 МОРФОЛОГИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

 

Главная задача исследования найти решение проблемы, которое устраняет либо существующее препятствие развития, либо фактор нормального функционирования. Но решение, полученное в результате исследования, может быть различным. Оно может иметь вид некоторого акта деятельности, а может быть целой концепцией деятельности на ближайшую перспективу.

В описании метода морфологического анализа будем исходить из понимания того, то непосредственным результатом исследовательской работы является эффективное решение проблемы.

Тогда проведение исследования можно свести к анализу вариантов решений по определенному набору их параметров. Это и характеризует морфологический метод исследования.

Его можно реализовать посредством составления так называемых морфологических карт, которые содержат, с одной стороны, перечень необходимых параметров, отражающих предполагаемый и ожидаемый результат, с другой стороны, варианты решений, среди которых надо делать выбор, чтобы достичь результата.

Например, такими параметрами могут быть своевременность исполнения, равномерность загрузки, инновационность деятельности, качество работы. Все это параметры управления. Какие факторы определяют их достижение или реализацию? Контроль исполнения, ясность распоряжений, учет загрузки, нормы загрузки, информационное обеспечение, планирование работ, распределение персонала, обучение персонала, мотивирование исполнения, критерии качества, мотивирование качества и др. Все эти факторы определяют возможные решения. Но решения могут быть ключевыми и второстепенными, промежуточными и окончательными. Сделать выбор и обоснование решений позволяет морфологическая карта. Решение должно соединять все эти факторы, отражать комплекс действий, способных изменить положение.

Соединение метода классификации и метода обобщения дает метод морфологического анализа (иногда он называется методом морфологического ящика).

Он построен на декомпозиции проблемы по составляющим ее элементам, поиске в этой схеме наиболее перспективного относительно всей проблемы элемента ее решения.

Морфологический анализ предполагает не простую декомпозицию, т. е. разложение целого на составляющие его части, но выделение элементов по принципам функциональной значимости и роли, т. е. влияния элемента или подпроблемы на общую проблему, а также прямую или опосредованную связь с внешней средой (иногда это называют надсистемой).

Это лучше всего можно объяснить на примере. Возьмем проблему распределения функций. Менеджер заметил, что в процессах управления очень часто встречаются задержки в принятии решений или подготовке документов, или реагировании на распоряжения (резолюции). Многие объясняют такое положение неудачным распределением функций и полномочий между подразделениями, неравномерной загрузкой.

Можно исправлять положение, опираясь на эти разумные объяснения, но менеджер должен понимать, что причина может быть глубже и включать множество факторов эффективной деятельности персонала. Надо решать проблему комплексно, опираясь на глубокий и всесторонний анализ существующего положения дел. Для этого надо провести морфологический анализ проблемы распределения функций.

Итак, исходной позицией морфологического анализа является постановка проблемы. Далее проводится ее декомпозиция, т. е. разделение на составляющие проблемы. В качестве примера можно назвать проблемы структуры системы управления, профессионализма персонала, мотивации деятельности, трудоемкости функции, учета загрузки. Могут быть названы и другие проблемы.

Далее проводится декомпозиция каждой из представленных проблем в отдельности. При этом не исключено, что проблемы переводятся с одного иерархического уровня на другой.

Но декомпозицию проблем надо делать не только сверху вниз, но и снизу вверх. Ведь распределение функций зависит не только от внутреннего состояния системы управления, но и от внешних факторов ее функционирования: конкуренции, экономической обстановки, рынка специалистов, системы обучения, государственного регулирования и др.

Таким образом, строится морфологическая схема и на ее основе проводится анализ каждой из них, чтобы найти главную, связать ее с другими. При анализе можно использовать и другие методы исследования, такие как мозговой штурм, синектика и пр.

Пределом развития морфологической схемы снизу вверх и сверху вниз является возможный переход в другой класс проблем, который сделает эту схему бесконечной. На этом переходе следует остановиться.

Для того чтобы морфологическая схема была построена корректно, следует использовать ряд операторов, посредством которых можно проверять принадлежность проблемы к той или иной иерархической ступени или переходить с одной ступени на другую при декомпозиции проблем.

Эти операторы существуют в форме ключевых вопросов, ответ на которые дает возможность переводить проблему на новую ступень морфологической схемы.

Любую проблему можно сформулировать в виде исходного действия. Например, изменить распределение функций. Это исходная проблема (ИП).

Первый оператор морфологического анализа: «зачем это нужно?» Целевые установки (ЦУ): создать инновационный климат, повысить профессионализм деятельности, обеспечить ритмичность работы.

Второй оператор морфологического анализа: «как это можно сделать?» Механизм решения проблемы (МР): издать общее распоряжение, изменить структуру лидерства (перераспределить персонал), использовать компьютерные программы, изменить структуру системы управления, обучить персонал.

Важно включить в морфологический анализ и декомпозицию причин возникновения проблем, причем с дифференциацией причин на внешние и внутренние. Вопрос: почему возникла проблема? В нашем примере это могут быть изменение структуры информации, целей развития, стиля управления, возникновение отрицательных традиций, нерациональное использование техники управления, снижение профессионального уровня. Внешние причины могут заключаться в социально-психологических перегрузках урбанизированной жизни, в дефиците или высокой стоимости компьютерной техники, общем изменении менталитета.

Морфологический анализ помогает глубже понять содержание проблемы и не просто найти ее решение, но и выбрать наиболее удачное решение, учитывая средства и методы, причины и последствия.

Некоторой разновидностью морфологического анализа является другой метод исследования — метод «букета проблем».

Он основан на поиске такой формулировки проблемы, которая в большей мере способствует нахождению ее решения.

Дело в том, что решение любой проблемы зависит от того, как она поставлена, как сформулированы вопросы, отражающие суть этой проблемы. Корректная постановка вопроса всегда отражает знание пути его решения. На этом и построен метод букета проблем. Технология использования этого метода включает несколько этапов.

1. Постановка проблемы в таком виде, в каком она представлена в реальной практике управления. Например: как использовать компьютер в деятельности менеджера?

2. Обобщить эту проблему, представить ее в общем виде. Здесь может быть множество формул обобщения, так же как и уровней. В нашем примере: повысить производительность управленческой деятельности, обеспечить профессионализм управления, поднять авторитет менеджера и пр. Обобщение позволяет определить класс проблемы, ее истоки, главное в выборе ее решения.

3. Определить проблему-аналог. Эти действия заключаются в поиске аналогичных проблем в других областях деятельности или сферах природы. Можно по поставленной первоначально нами проблеме так сформулировать аналог «отрастить вторую голову», «увеличить скорость мысли», «обеспечить выживание» и т. д. Это звучит парадоксально, но в исследовании не надо бояться парадоксов. Они могут подсказать удачные решения, убедить в необходимости решения проблемы, показать важность ее, они определяют отношение к проблеме, позволяют увидеть исходную проблему в новом ракурсе.

4. Установить роль и взаимодействия проблемы в комплексе других проблем. Может быть, можно решить проблему не саму по себе, а через решение другой проблемы: может быть, решение проблемы произойдет как следствие. Например, по нашей исходной проблеме это может быть замена менеджера другим лицом, владеющим компьютером, изменение распределения функций и полномочий в системе управления так, чтобы менеджер не нуждался в индивидуальном владении компьютером, создать должность личного помощника менеджера, владеющего компьютерной техникой, разработать предельно простые программы использования компьютера, доступные несведущему человеку.

5. Сформулировать обратную проблему. Это бывает очень полезно, так как может подсказать решение, навести исследователя на удачный вариант. Например, компьютеризация деятельности менеджера снижает действие человеческого фактора управления, а это отрицательно сказывается на эффективности управления при любом уровне его технической вооруженности. Такая формулировка обратной проблемы позволяет увидеть опасность неудачных решений, установить критерии выбора успешных решений.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, проблемы построения эффективных систем документирования состоят в том, что в современной организации часто не работают имеющиеся документы в полную силу потому что, прежде всего, не хватает системного подхода к управлению документами и единой структуры документации. Необходимо сделать так, чтобы руководство и персонал организации работали как единый слаженный механизм, как команда единомышленников, объединенных одной целью. Для этого, во-первых, надо создать систему горизонтального взаимодействия участников внутриуровневых процессов, протекающих на каждом уровне структуры организации; во-вторых, создать четкие взаимодействия внутриуровневых процессов с процессами управления (рис. 1). Во-вторых, при формулировании политики и постановке целей руководству надо учитывать требования потребителей, других заинтересованных сторон организации и действующего законодательства страны. Организация должна осуществлять свою деятельность, т.е. выполнять все процессы для реализации политики и достижения реальных целей, поставленных руководством и согласованных со всеми сотрудниками. Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами и записями — это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Бьерн А. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. -М.: РИА «Стандарты и качество», 2003. — 272 с.
  2. Красовский С.П., Соснин П.И. Метод оперативного контроля адекватности состояния совокупности документов // Автоматизация процессов управления. 2008 №1(11). ФНПЦ ОАО «НПО «Марс». Ульяновск — С.70-74.
  3. Круглов М.Г. Менеджмент качества как он есть / М.Г. Круглов, Г.М. Шишков. — М.: Эксмо, 2007. — 544 с.
  4.  Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес — процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов, — М.: РИА «Стандарты и качество», 2008.
  5. Полховская Т.М., Адлер Ю.П., Назарова И.Г. и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. — 2006. — № 5.
  6. Федюкин В.К. Управление качеством процессов / В.К. Федюкин. – СПб.: Питер, 2004. — 208 с.

 

 

 

 

 


 

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->