ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Деловее общение – это один из самых распространенных видов социальных коммуникаций. И именно оно во многом определяет всю сферу коммерческих, административно-правовых и дипломатических отношений.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа и работать с ним – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи – это выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д.

Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: официально-документальный (дипломатический язык и язык законов) и обиходно-деловой (язык деловых бумаг и служебной переписки).

В данной работе будут рассмотрены и охарактеризованы основные виды деловых бумаг. Язык деловых писем и вообще служебных документов весьма специфичен. Норма делового письма – краткость и точность. Многословие и языковые излишества – самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки. В документе не уместны сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных. Лучше пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, следует заменять словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга. Каждую новую мысль следует начинать с нового абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях – лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

Официально-деловой стиль закреплен, как уже говорилось, за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, экономике, управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) – вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля. Это обусловлено тем, что одна из ведущих стилевых черт – императивность проявляется в ней наиболее ярко. То есть организационно-распорядительные документы предписывают тому, кому они адресованы, те или иные правила или модели поведения, являясь одновременно актом волеизъявления.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимо требования денотативной точности (денотат – предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица) к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности – адекватного отражения действительности, выражения мысли авторов в речевом фрагменте (предложении, тексте).

«Бланк – это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности толкований»1 .

Документы не пишутся, а составляются, разрабатываются специалистами. В них используются только клишированные стандартные фразы:

  • во исполнение приказа № …
  • в соответствии с Протоколом о взаимных поставках на… год…
  • договор вступает в силу со дня… подписания.

    Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины.

    Поэтому то, что считается недостатком всякой другой письменной речи и рассматривается как лишнее слово, в языке документов является непременной и характерной стилистической чертой синтаксической и текстовой организации. Эта черта абсолютно не характерна для устной деловой речи: повторение одних лексем не является приемом в спонтанной диалогической речи, т.е. возникает тогда, когда говорящему необходимо обдумать следующую фразу в процессе говорения, при каких-то колебаниях в выборе синтаксической конструкции.

     

    Подчеркнутая логичность, неэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне продолжительных эмоций – доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.

    Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, — реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом.

    Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте: первые три — в верхней части, а последний — в нижней части листа после подписей.

    Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр — образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.

    Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся его реквизиты, а к элементам содержания — структурные части основного текста. Докладная записка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им присущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.

     

    Таким образом, императивность, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта синтаксиса, а также высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов, что отличает его от устной спонтанной деловой диалогической речи.

     

    Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке, а также функции фиксации правовых отношений (договор, контракт), передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

    Классификация документов осуществляется по разным признакам и в различных целях. В корпоративных коммуникациях выделяются следующие группы документов:

    организационно-статусные (уставы, положения о подразделениях, договоры учредителей и т.п.), в которых определяются правовое положение предприятия (подразделения), форма отношений собственности, принципы подчиненности и т.п.;

  • организационно-распорядительные (приказы, указы, постановления, распоряжения), характеризующиеся волеизъявлением какого-либо должностного лица или коллегиального органа и содержащие адресные распоряжения;
  • организационно-нормативные (положения, инструкции, регламенты, правила и т.п.), в которых содержатся нормы, правила деятельности предприятия. Обычно они вводятся в действие документами организационно-распорядительного характера;
  • договорно-организационные (гражданско-правовые договоры, трудовые контракты и т.п.), для которых характерно волеизъявление не только органа управления, должностного лица одной стороны, но и другой стороны, вступающей в гражданско-правовые отношения;
  • информационно-справочные (протоколы, ведомости, справки, письма, объяснительные записки, отчеты, бюллетени и т.д.), в которых фиксируется и передается определенная информация;
  • кадровая документация, к которой относятся личные карточки, профессиограммы, анкеты, листки по учету кадров, наградные листы и т.п.;
  • финансовая документация представляет собой весь спектр жанров финансовой отчетности и планирования финансовой деятельности (отчеты, справки, графики, журналы, ордерные формы, прогнозы, планы хозяйственной деятельности);
  • маркетинговая документация представляет собой достаточно большой и все расширяющийся спектр так называемых стратегических жанров (бизнес-план, план-маркетинг, план-дизайн, стратегический сценарий, аналитическая записка и т.д.). Они отличаются от остальных документов тем, что не имеют той юридической силы, которая характерна для всех предыдущих видов документации.

    В основном документы составляются по утвержденным образцам, что избавляет людей, работающих с документацией, заниматься индивидуальным речевым творчеством и облегчает работу составителя документа.

    Из организационно-распорядительных документов менеджер в своей деятельности чаще всего имеет дело с жанрами приказа, распоряжения, служебной записки, докладной записки, протокола (постановления), из организационно-статусных – с жанрами устава, положения, договора учредителей, правилами, из коммерческих – с жанрами контракта (договора), коммерческого письма, отчета.

    Кроме перечисленных документов, юридическая значимость которых определяет их статус, сегодня деятельность менеджера неразрывно связана с документами, представляющими маркетинговые коммуникации: стратегический сценарий, аналитическая записка, пресс-релиз, факт-лист, рекламное письмо, план-маркетинг, письмо-презентация и т.п. Эти жанры характерны для другого типа документов, предназначенных как для внутрифирменного использования, так и для общественности.

    Исследование рынка и влияние на него требуют гибких форм отчетности, анализа ситуации и методик продвижения товара (услуг). Назначение этих документов – не руководить действиями людей, а влиять на принятие решений, прогнозировать, анализировать ситуацию. Поэтому разработать единые жесткие формы таких документов не представляется возможным, да в этом нет практической необходимости.

    Тем не менее эти виды документов не теряют свой статус, отражая реальные бизнес-процессы, этапы становления организации, позиционирование, продвижение товаров или услуг на рынке. На основании этих документов нередко принимаются жизненно важные решения.

     

     

     

     

     

     

    2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

     

    Договоры (контракты) – документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Контракты закрепляют устные договоренности и соглашения об установлении и регулировании каких-либо отношений.

    Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, состоящие из набора стандартных фраз. Минимальное число таких модулей должно быть семь.

  1. Представление сторон (полные и сокращенные названия фирм).
  2. Предмет договора.
  3. Обязательства сторон.
  4. Условия и порядок расчетов.
  5. Ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств).
  6. Срок действия договора.

    7.    Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

    Помимо перечисленных модулей, в текст договора вводятся при необходимости следующие пункты: спорные вопросы; стоимость договора; дополнительные условия (особые условия); порядок расчета (платежи и расчеты); обстоятельства непреодолимой силы (форсмажорные); гарантии исполнения обязательств (качества товара) с обязательным указанием срока гарантии; порядок сдачи и приема выполненных работ; порядок разрешения споров (арбитраж) и т.п.

    Заголовок документа с ключевым словом «Договор» (Договор о поставках, Договор о подряде, Договор об аренде, Договор об оказании услуг, Договор о снабжении электроэнергией) представляет собой существительное в предложном падеже с предлогом «о» («об») или со словом «контракт» в родительном падеже (Контракт аренды помещения, Контракт купли-продажи).

    Договоры составляются в письменном виде по установленным правилам, иногда на специальных бланках и используются без изменения основного текста или с незначительным его редактированием. Отсылать документ можно посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной, факсимильной и иной связи. Сегодня принят закон о правовой силе электронной подписи, что дает возможность заключать сделки на расстоянии тысяч километров.

    Все приложения к контракту, договору составляют его неотъемлемую часть: спецификации, калькуляции, заказы, ведомости, протоколы, опросные листы и т.п.

    Деловые письма – официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

    Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но, как и любой другой документ, имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений). Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а разные квалификационные признаки.

    Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

    Коммерческие письма имеют статус документа, обладающего особой юридической силой. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

    Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.

    Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему, т.е. при устном сообщении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (например, о согласии принять условия сделки).

    По функциональному признаку деловые письма делятся на: требующие обязательного письма-ответа: инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация); письмо-просьба; письмо-приглашение;

     

    не требующие обязательного ответа: письмо-подтверждение; письмо-извещение; письмо-напоминание; письмо-предупреждение; письмо-декларация (заявление); письмо-распоряжение; письмо-отказ; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; информационное письмо,

    По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — в один адрес.

    По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов. Загружать ее многостраничными бумагами нецелесообразно.

    По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

    Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

    К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

    1. На причину обращения: по причине задержки оплаты … в связи с неполучением счета-фактуры … ввиду несоответствия ваших действий ранее принятым договоренностям … ввиду задержки получения груза … вследствие изменения цен на энергоносители… учитывая, что производственные показатели снизились … учитывая социальную значимость объекта … при данных обстоятельствах…

    2. На ссылки: ссылаясь на Ваше письмо от… в соответствии с достигнутой договоренностью… ссылаясь на Ваш запрос от … ссылаясь на устную договоренность… в соответствии с нашей договоренностью … на основании распоряжения о … согласно .Постановлению Правительства… согласно протоколу о взаимных поставках… согласно спецификации…

    3. На цель: в целях скорейшего решения вопроса … в целях выполнения распоряжения… для согласования спорных вопросов… для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ… в целях безопасности прохождения груза … в ответ на Ваш запрос … во избежание конфликтных ситуаций… с целью ознакомления с… высылаем Вам… К ним же относятся этикетные фразы: Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество … Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) … Примите наши поздравления…

    Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части излагаются причины, указываются цели и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма: прошу прислать образцы товаров и прайс-листы… просим рассмотреть наше предложение… просим подтвердить получение груза … предлагаем в счет взаимных поставок на … год… на основании предоставленного нам договором права мы настаиваем … направляем Вам протокол согласований … подтверждаем получение партии ТИП…

    Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное и уместное использование.

     

    «Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом»1, — пишет один из крупнейших документалистов П.В. Веселов.

    Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе1. Однако процесс составления регламентированных писем нельзя считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

    Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.

    С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы являются в деловых письмах социально значимыми действиями. Они определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

    К таким речевым актам относятся:

  7. этикетные ритуалы — благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения, поздравляем и т.п.;
  8. сообщения — сообщаем, ставим вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
  9. подтверждения — подтверждаем;
  10. заявления — заявляем, объявляем;
  11. требования, просьбы — приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к вам с просьбой:
  12. обещания — гарантируем, заверяем, обязуемся;
  13. напоминания — напоминаем;
  14. предложения — предлагаем.

    Как видно из примеров, глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

    В отличие от регламентированных деловых писем, нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

    Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции.

    Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

    Язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

    Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств.

    Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

    В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем 10 – 15 лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

    Служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише).

    Среди других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название «телеграфный стиль».

    Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Первый – высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием «тарифное слово», которое необязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог «в отношении к» определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможности сокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только однословные числительные.

    В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.

    Все это требует особого навыка при составлении и обработке телеграфных текстов, так как на неподготовленного читателя часто они производят впечатление бессвязного высказывания.

    Второй фактор, сформировавший телеграфный стиль, — доступность, понятность информации для адресата. Оба фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать: степень осведомленности адресата о сообщаемом; определенные трансформационные правила: использование именительного падежа места и времени, замена глаголов отглагольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, отгрузка и т.п.); возможность сокращения слов (сельхозспецстрой); возможность усечения синтаксических единиц — словосочетаний (Казахской), предложений (…второй квартал шесть штук…).

    Оптимальное сочетание лаконизма и доступности информации достигается в стандартных бланках служебной телеграммы. Однако использование их ограничивается сферой применения — промышленность (отгрузочные телеграммы).

    В других жанрах служебной телеграммы тенденция к стандартизации проявляется в жесткой композиционной структуре текста. Исследователи языка телеграмм видят в ней три обязательных компонента.

    Схема текста служебной телеграммы

    1.    Констатируются (чрезвычайно важные) факты.

    2.    Высказывается отношение адресанта к изложенному факту. Для этого языком телеграмм выработаны штампы (клише), описывающие ситуации.

    3.    Вводится речевое действие (просьба, требование, инструкция, распоряжение): «Отгрузку сообщите», «Сообщайте ежедневно ходе выполнения поставок», «Примите все меры отгрузке», «Действуйте инструкции техники безопасности».

    Тенденция к стандартизации языка телеграмм наиболее четко проявила себя в выработке системы устойчивых выражений. К таким стандартным фразам-клише относятся: «Оплата гарантируется предъявлению счета», «Выполнение заказа гарантируется», «Получение груза… подтверждаем», «Ждите распоряжений», «Приказ последует», «Подробности письмом», «Ответ оплачен», «Удовлетворить просьбу не представляется возможным» и др.

    Клише языка телеграмм оказывают влияние на стандартизацию языка деловых писем, в широком использовании отглагольных существительных, — в увеличении числа аббревиатур (номенклатурных обозначений, текстовых сокращений и общепринятых сложносокращенных слов).

    Стандартизация в построении текста служебной телеграммы гармонично сочетается с системой словесных сокращений. Эта система находится в состоянии постоянного изменения и обновления.

    Специфическими аббревиатурами для языка телеграмм являются используемые при необходимости вместо знаков препинания аббревиатуры: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ -кавычки.

    Международные телеграммы транслитерируются, т.е. передаются латинскими буквами. Использование латинского алфавита в международном телеграфном наборе узаконено Всемирным почтовым союзом, по решению которого официальным языком международного общения является французский. Правила Госстандарта России (с ними можно ознакомиться на любом телеграфе, где принимаются международные телеграммы) упорядочивают систему транслитерации русских букв.

    Что опускается и сокращается в «телеграфном стиле»:

  15. В предложениях, как правило, опускаются сказуемые: «Подробности письмом»; «Последняя отгрузка 20 мая».
  16. В текстах телеграмм опускаются предлоги, союзы и союзные слова: «Пуск линии (под) угрозой срыва»; «Сообщите (об) отгрузке оборудования»; «(При) Затягивании отгрузки принимайте меры».
  17. Сокращаются многословные названия организаций в одно сложносокращенное слово; Кузбаскомплектоборудование, Промгазнефтестрой.
  18. Этим же правилом руководствуются при обозначении должностей: замначсахалинупрснаб; начглавупрремстрой.

    Организационно-распорядительная документация. Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

    Выполняя социальную роль руководителя, менеджер использует в своей деятельности жанры приказа, докладной и служебной записок, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяснительной записки и т.п.

    Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники «Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов» регулярно переиздаются.

    Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.

    Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ. В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель» -«подчиненный». С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, его финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и др.

    Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма.

    Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок («О реорганизации предприятия», «Об изменении графика работы», «Об изменении оплаты отпусков», «О приеме на работу»), который располагается в левом верхнем углу.

    Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить: нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.

    Помимо основания, в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий.

    Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

    Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», указывают сначала адресат: «кому?» — конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. В этом случае приводят полное наименование должности исполнителя.

    Далее — «что сделать?» — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией.

    Затем — «до какого числа?» — указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.

    Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.

    Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.

    В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагаются обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

    По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами «Постановляю», «Предлагаю».

    Как и тексты договоров, деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз. В констатирующей части: во исполнение Постановления … №… в соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.94, на основании представленных документов … в связи с возникшими финансовыми трудностями … в связи с производственной необходимостью … в связи с реорганизацией отдела инвестиций.

    В распорядительной части: контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на… срок исполнения до …

    Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и личному составу. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.

    Постановлением является заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему.

    Распорядительная часть начинается со слов «Постановляю», «Постановляет». В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения.Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.

    Распоряжение — это акт волеизъявления не администрации предприятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подписывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда предусмотрено отдельными положениями.

    Распорядительная часть начинается со слова «Предлагаю».

    Докладная и служебная записки используются для решения внутрикорпоративных вопросов.

    В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом «что». Например: довожу до Вашего сведения, что… считаю, что …

     

    Служебная и докладная записки предполагают в завершение документа изложение просьбы или предложении лица, подписывающего деловую бумагу: прошу привести в соответствие с графиком взаимных поставок ваш график поставок; прошу дать указание Правовому управлению о разработке проекта Положения «Об администрации района г. Самары» …

    Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, язык докладной и служебной записок вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля. Строгость в использовании лексики, информативная достаточность при точном расположении частей — вот основные стилистические особенности этих жанров.

    Так, в объяснительной записке о нарушении производственной дисциплины обязательными компонентами содержания являются: 1 — дата происшествия; 2 — вид подразделения предприятия, допустившего нарушение; 3 — вид нарушения, т.е. объем и характер невыполненной работы; 4 — причина нарушения.

     

     

     

     

     

     

     

     

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     

    Деловая бумага – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Императивность, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта синтаксиса, а также высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов, что и отличает его от устной спонтанной деловой диагностической речи. Правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов обеспечивают все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа, которые обусловлены действием доминанты и функцией долженствования.

    Различают следующие виды деловых бумаг: организационно-статусные (уставы, положения о подразделениях, договоры учредителей и т.п.), в которых определяются правовое положение предприятия (подразделения), форма отношений собственности, принципы подчиненности и т.п.; организационно-распорядительные (приказы, указы, постановления, распоряжения), характеризующиеся волеизъявлением какого-либо должностного лица или коллегиального органа и содержащие адресные распоряжения; организационно-нормативные (положения, инструкции, регламенты, правила и т.п.), в которых содержатся нормы, правила деятельности предприятия. Обычно они вводятся в действие документами организационно-распорядительного характера; договорно-организационные (гражданско-правовые договоры, трудовые контракты и т.п.), для которых характерно волеизъявление не только органа управления, должностного лица одной стороны, но и другой стороны, вступающей в гражданско-правовые отношения; информационно-справочные (протоколы, ведомости, справки, письма, объяснительные записки, отчеты, бюллетени и т.д.), в которых фиксируется и передается определенная информация; кадровая документация, к которой относятся личные карточки, профессиограммы, анкеты, листки по учету кадров, наградные листы и т.п.; финансовая документация представляет собой весь спектр жанров финансовой отчетности и планирования финансовой деятельности (отчеты, справки, графики, журналы, ордерные формы, прогнозы, планы хозяйственной деятельности); маркетинговая документация представляет собой достаточно большой и все расширяющийся спектр так называемых стратегических жанров (бизнес-план, план-маркетинг, план-дизайн, стратегический сценарий, аналитическая записка и т.д.). Они отличаются от остальных документов тем, что не имеют той юридической силы, которая характерна для всех предыдущих видов документации.

    Деловые бумаги также возможно классифицировать на одноаспектные и многоаспектные. Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями. Многоаспектные документы содержат несколько аспектов, изложение каждого из которых начинается с нового абзаца. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивая документ на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Каждое последующее предложение абзац должно быть связано с предыдущим.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

     

    1. Андреев В.П. Деловая риторика.– Казань: Изд-во Казанского ун-та, 1993.
    2. Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М., 1990.
    3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.
    4. Колтунова М.В. Деловое общение.– М.: Логос, 2005.
    5. Колтунова М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю. М., 1998.
    6. Культура русской речи / Под ред. Л.К. Граудиной, Е.Н. Ширяева.–М.: Норма-ИНФРА, 1998.
    7. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. –СПб: Питер, 2001.
    8. Русский язык делового общения / Под общ. Ред. И.А. Стернина.– Воронеж: Изд-во ВГУ, 1995.
    9. Юнина Е.А., Сагач Г.М. Общая риторика (современная интерпретация). Пермь, 1992.


       

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->