ОСОБЕННОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ НА РАЗЛИЧНЫХ ЭТАПАХ ЕГО РАЗВИТИЯ

Документы появились с возникновением письменности. Документ — латинское слово, которое переводится как «поучительный пример», «свидетельство».

Документы, сохранившиеся с древнейших времен, свидетельствуют о документировании отдельных сторон жизнедеятельности сдельных людей и государства. В них фиксировались договорные отношения с иностранными государствами, закреплялись права на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950-е гг. найдены берестяные грамоты, изучение которых показало, что документ использовался как средство общения для передачи информации, т. е. как переписка не только между представителями власти и управления, но и между частными лицами.

В период существования Древнерусского государства (X—XI вв.) и период феодальной раздробленности (XI—XIV вв.) идет процесс накопления опыта в области документирования: вырабатываются отдельные приемы создания, оформления, удостоверения документов.

Появляются дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами.

В истории делопроизводства России выделяются два периода: история дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.

Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:

первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.);

второй этап — коллежское делопроизводство (XVIII в.);

третий этап — министерское делопроизводство (XIX — начало XX в.).

Государственное делопроизводство советской эпохи начинается в октябре 1917 г. и заканчивается в 1991 г.

Приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.) как система начинает складываться после образования Русского централизованного государства в конце XV в. и активно развивается в XVI-XVII вв.

Во главе созданного государства стоял царь, управление осуществлялось посредством государственных учреждений). Центральные учреждения получили наименование приказы.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых людей», обязанностью которых была работа с документами. Хотя приказ возглавлял судья, всю работу с документами осуществляли дьяки и подъячие: «старые», «средней руки», «молодшие». Например, дьяк проставлял на поступившем в приказ документе «помету», т. е. давал указание, что надо сделать в соответствии с содержанием: «сделать выпись», «вклеить в столб» и т. д. Старший (старый) подъячий готовил проекты документов, средний — делал выписки из документов, наводил справки, хранил дела, опечатывал сундуки или лари, где они хранились, младшие — переписывали черновики набело. Дьяк, иногда старший подьячий, удостоверял документ, проставляя на нем припись — свою должность, имя и фамилию. Ни царь, ни бояре документы не подписывали. Кроме того, на документе проставлялась скрепа подьячего, удостоверяющая соответствие беловика черновику.

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются управленческие действия или решения. От царя исходили указы, грамоты; от Боярской думы — приговоры Боярской думы; от приказов — памяти; местные учреждения направляли отписки; частные лица посылали в государственные учреждения челобитные. В зависимости от назначения документа он имел значительное число разновидностей, например, были грамоты: вестовая, вкладная, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, приставная, указная и др.

Формуляр документа представлял собой сплошной текст, реквизиты из него не выделялись за исключением пометы дьяка, даты получения и фамилии лица, доставившего документ, которые проставлялись на оборотной стороне листа. Дату указывали в начале или в конце текста.

Вся работа с документами в приказном делопроизводстве осуществлялась на основании определенных правил, сложившихся в соответствии с традициями и обычаями, формировавшимися в течении десятилетий, были и законодательные акты, влиявшие на работу с официальными документами. Например, Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г., закрепившие столбцовую форму делопроизводства.

Коллежское делопроизводство (XVIIIв.) значительно отличается от приказного. Изменения произошли в связи с заменой в 1700 г. столбцовой техники на листовую, бумажную, и административными реформами, осуществленными Петром I.

В результате реформ изменилась система государственных учреждений России. В основу управления был положен коллегиальный принцип решения вопросов управления, т.е. решение принималось голосованием. Коллежское делопроизводство велось на основании правил, установленных Генеральным регламентом, утвержденных 28 февраля 1720 года. Этот законодательный акт установил структуру коллегий, их штатный состав, должностные обязанности чиновников и организацию делопроизводства. Процесс обсуждения и принятия решения по вопросам управления осуществлялся в присутствии. В канцелярии обрабатывали входящие и исходящие документы, готовили вопрос к слушанию на заседании присутствия. В конторах велся бухгалтерский учет и финансовая отчетность.

Внедрение европейской терминологии оказало влияние на наименование официальных документов в XVIII в. В Генеральном регламенте помещено «Толкование иностранных речей, которые в сим регламенте» и дано толкование некоторым видам документов.

От имени царя и Сената направлялись указы, в грамотах оформляли отношения с иностранными государствами. Коллегии направляли требования и составляли промемории; подчиненные учреждения посылали в вышестоящие инстанции реляции, рапорты, до-ношения, экзекуции. Челобитные стали называть прошениями.

Переход на листовую форму ведения делопроизводства внес значительные изменения в формуляр документа XVIII в. Все реквизиты выделялись из текста и занимали определенные места. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера — входящий и исходящий.

Особые главы Генерального регламента установили правила проставления печатей и организацию архивного хранения документов.

Период министерского делопроизводства охватывает XIX — начало XX в. Административные реформы, осуществленные Александром I в начале XIX в., изменили систему государственных учреждений России. Коллегии были заменены министерствами, что положило начало министерскому делопроизводству.

Закон 1775 г. уточнил виды документов, которыми обменивались государственные учреждения. Отличие министерского делопроизводства от коллежского было обусловлено, прежде всего, изменением принципа принятия управленческих решений. Он стал единоначальным.

В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», законодательно закрепившее внутреннюю организацию новых центральных учреждений и их делопроизводство.

Делопроизводство в законе 1811 г. было названо «Порядок производства дел», который состоял из пяти частей: порядок вступления дел; движение их, или собственно производство; отправление дел; ревизия (означала контроль за исполнением документов); отчеты.

Порядок прохождения документов регламентировался «Общим учреждением министерств», строго соблюдалось требование «чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах».

Все документы делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени» и обычные текущие.

С середины XIX в. неоднократно предпринимались попытки сокращения числа документов. Об этом свидетельствуют законодательные акты, названные «сокращение документооборота», «сокращение переписки», изданные в 1831, 1852, 1860 гг.

В последней четверти XIX в. повышается культура составления, оформления и размножения документов. Документы печатают на пишущих машинах, размножают с помощью гектографов, ротопринтов и т. д. Это позволяет ускорить изготовление документов и прочтение содержания. Возникают новые виды документов: телеграмма, телефонограмма, так как в управлении активно используют телеграф и телефон. В некоторых учреждениях ускоряют обработку документов, используя механические нумераторы и штампы (например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа).

Стремление к совершенствованию организации делопроизводства нашло наиболее полное отражение в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

Государственное делопроизводство советской эпохи охватывает более 80 лет: 1917—1991 гг.

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил документирования, отвечавших задачам, которые ставила новая власть. Издается ряд законов, устанавливающих порядок законотворческой деятельности, о чем свидетельствуют законодательные акты, помещенные в Собрание узаконений РСФСР. Важным фактом для оформления официальных документов было издание постановления Совета Народных Комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений». В нем узаконивалось обязательное оформление официальных документов на бланках и перечислялись обязательные реквизиты бланка.

Поиск новых форм и стремление избавиться от бюрократизма отражает постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», а также проект декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях» и подготовленный на его основе проект «Положения о письмоводстве и делопроизводстве», который, к сожалению, не был утвержден.

Совершенствование управления и делопроизводства в 1920-х гг. связано с массовым движением за научную организацию труда (НОТ) и, в частности, научную организацию управленческого труда (НОУТ). Эти проблемы рассматривались на конференциях по НОТ: Первой Всероссийской конференции (январь 1921 г.) и Второй Всесоюзной конференции (март 1924 г.). Создаются научно-исследовательские институты, занимавшиеся научно-практическими разработками в области управления и делопроизводства.

В 1923 г. работу по научной организации труда в стране возглавил Народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ). При нем были созданы: Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), который координировал всю работу по НОТ в стране, и Отдел административной техники (АТО), ставший методическим центром по руководству рационализацией делопроизводства.

Особую роль в развитии советского государственного делопроизводства сыграли Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой) (1925 г.) и Институт техники управления (ИТУ) (1926 г.) также подчинявшиеся НК РКИ. Главная роль ИТУ заключалась в разработке теоретических проблем, которые Оргстрой реализовывал в практической деятельности конкретных организаций на основе хозяйственных договорных отношений.

В 1920-е гг. были разработаны общесоюзные стандарты на документы, носители информации, средства и предметы конторского труда, форматы бумаги. Эту деятельность осуществлял Кабинет стандартизации, созданный при ИТУ.

Большое значение для упорядочения делопроизводства в советских учреждениях имели «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», подготовленные в 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР, так как они установили единый порядок организации текущего хранения документов и правила их уничтожения.

Важным шагом было решение государства возложить ответственность за организацию делопроизводства в СССР на Главное архивное управление, которое уже в 1943 г. подготовило проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР» и «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР» (он был переиздан 1957 г.).

Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства было постановление правительства СССР от 10 декабря 1959 г. № 1375, которым предписывалось создать единую систему делопроизводства в стране на базе широкого использования современной техники. Эта идея была поддержана участниками Всесоюзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-правленческого аппарата, состоявшемся в Москве в июне 1960 г.

Влияние на единообразие в организации делопроизводства оказали утвержденные в 1963 г. Главархивом СССР «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций и предприятий СССР».

Все перечисленные выше разработки в области делопроизводства явились подготовительным этапом и основой для разработки общегосударственной системы в области работы с официальными документами — Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), задача разработки которой вновь была поставлена постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963 г. № 829.

Для разработки ЕГСД и ее дальнейшего внедрения требовались квалифицированные кадры. Для их подготовки в 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в стране факультет государственного делопроизводства (ФГД), предназначенный для подготовки специалистов высшей квалификации в делопроизводственной сфере.

Государственное делопроизводство сделало качественный скачок в своем развитии, так как профессиональное сотрудничество ВНИИДАД и ФГД позволило планомерно развивать отечественное делопроизводство: ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методические основы работы с документами, ФГД готовил специалистов, способных внедрять их на практике.

В 1970-е гг. были разработаны первые государственные стандарты на терминологию в области делопроизводства и архивного дела и оформление организационно-распорядительных документов: ГОСТ 16487 — 70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (переработан в 1983 г.); ГОСТ 6.38 — 72. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения; ГОСТ 6.39 —72. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец (переутверждены в 1978 г.; переработаны и объединены в 1990 г. в ГОСТ 6.38 — 90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Необходимость придания юридической силы документам, изготовляемым с помощью средств вычислительной техники, привела к разработке и изданию ГОСТ 6.10.4 — 84. Унифицированная система документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

В 1988 г. была издана вторая редакция ЕГСД — Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

В 1980-е гг. разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции и труд машинисток.

Большое значение для работников делопроизводственных служб имели «Основные правила работы ведомственных архивов» (1986 г.) и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (1989 г.).

Все УСД, разработанные в 1970 — 1980 гг., представлены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Среди них представлена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включает в себя:

ГОСТ 6.15.1—75. Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения;

ГОСТ 6.38 — 72. Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 6.39-72. Формуляр-образец;

унифицированные формы документов, обеспечивающие создание и ликвидацию организаций, учреждений и предприятий; прием, перевод, предоставление отпусков, поощрение, наложение дисциплинарных взысканий на рабочих и служащих, функционирование автоматизированного контроля за исполнением документов;

инструкции по применению подсистем унифицированных документов;

методические рекомендации по унификации текстов организационно-распорядительной документации;

классификатор унифицированных форм организационно-распорядительной документации и инструкция по его применению.

Наряду с ОКУД разработан еще ряд классификаторов для информационного обеспечения в различных сферах управления: финансовой, экономической, внешнеэкономической и др. Среди них: Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП).

Государственное делопроизводство советской эпохи подготовило базисную основу для развития делопроизводства в Российской Федерации, конечно, с учетом изменений, связанных с новым государственным устройством Российской Федерации.

2. ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, УКАЗАНИЯ И ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ

 

Под письменным приказом следует понимать документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности.

Под письменным распоряжением (приказанием) следует понимать документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству. Согласно данной Инструкции приказами и распоряжениями оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят должностные лица (структурные подразделения) предприятия на основании поручений руководителя, его заместителя (помощника) либо в инициативном порядке. При этом проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений, по финансовым вопросам — бухгалтерия на основании соответствующих учетных данных, по вопросам планирования — плановый (планово-экономический) отдел на основании показателей деятельности предприятия и т. д.

Приказы подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти и (или) по его поручению — заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают только заместители (помощники) руководителя предприятия (от имени последнего).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за подготовку и внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Проекты приказов (распоряжений) докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы должны иметь порядковую нумерацию в пределах календарного года, при этим приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Проект приказа (распоряжения) во исполнение указания руководителя должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом размера № 13. Приказ (распоряжение) имеет следующие основные реквизиты: 1) наименование предприятия; 2) наименование вида документа (приказ, распоряжение); 3) дату и номер.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например: 05.08.2001 или августа 2001 г. № 400;

4) заголовок.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например:

Об откомандировании работников предприятия в…    

Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

5) текст.

Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 13 -через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей «части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием, его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…»;

6) визы.

Включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату;

7) подпись.

Состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие — лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

В настоящее время оформление значительной части приказов по персоналу производится с использованием формализованных бланков — типовых межотраслевых форм Т, утвержденных в качестве приложений постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 76 и в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм-первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной этим же постановлением.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору лиц. Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу на предприятие. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются: 1) наименование структурного подразделения; 2) профессия (должность); 3) испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; 4) условия приема на работу; 5) характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем предприятия или уполнбмоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (ф. № Т-2), а в бухгалтерии предприятия открывается лицевой счет работника (ф. № Т-54).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу на предприятии. Заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54), а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия, трудовым договором (контрактом). Составляется работником отдела кадров или иным уполномоченным лицом, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ф. № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника. Заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по ф. № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Ли Т-9) применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником отдела кадров, подписываются руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления работника в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. № Т-11) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения предприятия, в котором работает работник. Подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание может быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бумаги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте исполнения.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

3. ПОНЯТИЕ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА, ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА

 

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации; Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02 — герб субъекта Российской Федерации; Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 — код организации; Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — код формы документа; Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — наименование организации; Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 — справочные данные об организации; Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 — наименование вида документа; Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 — дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 — регистрационный номер документа; Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14 — место составления или издания документа; Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

16 — гриф утверждения документа; Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

17 — резолюция; Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18 — заголовок к тексту; Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 — отметка о контроле; Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 — текст документа; Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

21 — отметка о наличии приложения; Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

22 — подпись; В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 — гриф согласования документа; Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

24 — визы согласования документа; Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

25 — оттиск печати; Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 — отметка о заверении копии; При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,

27 — отметка об исполнителе; Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

29 — отметка о поступлении документа в организацию; Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 — идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ И ОФОРМЛЕНИИ АКТОВ, ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА

 

Актом называют документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А 4.

Печатается акт флатовым методом с помощью ПК. Название вида документа печатается от левого поля (нулевого положения табулятора) с Двойной разрядкой («А К Т»). Состав реквизитов аналогичен письму. Акт в необходимых случаях включает в себя реквизит 15 (гриф утверждения).

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом. Члены комиссии прежде чем составлять акт должны изучить существо вопроса, подлежащего актированию, ознакомиться с комплексом законодательных и нормативных документов, регулирующих данную проблему. Например, в организации проводится проверка внедрения государственного стандарта РФ по оформлению организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-97. Члены комиссии обязаны изучить сам стандарт, получить консультацию в региональном Центре стандартизации, метрологии и сертификации, затем наметить круг вопросов для проверки.

В акте необходимо отражать только те факты, которые точно установлены членами комиссии, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, собираются количественные данные, затем проводится их анализ и оценка.

Для ряда разновидностей актов существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированная форма акта о ликвидации учреждения, предприятия и др. Некоторые акты подлежат утверждению. Например, акт об уничтожении документов или дел, срок хранения которых истек. Гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

В зависимости от учредительных документов организации акт включает следующие реквизиты:

01– Государственный герб Российской Федерации: помещают на бланках в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации: помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

08 – наименование организации; Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

10– наименование вида документа; 10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

14 – место составления или издания документа; Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов

11 – дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 – регистрационный номер документа; регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 –ссылка на регистрационный номер и дату документа; Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

18- заголовок к тексту; Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19- отметка о контроле; Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  3. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2004.
  4. Ильина Е.Н. Туроперейтинг: Организация деятельности. М.: Финансы и статистика, 2001.
  5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2000.
  6. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2004.
  7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2004.
  8. Ушаков Д.С. Прикладной туооперейтинг. М., 2004.


 

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->