ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ АРХИВОВ

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны — важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Архивы названы Президентом Российской Федерации одним из важнейших символов Российской государственности, показателем ее духовных ресурсов. Известный писатель Ираклий Андронников назвал архивистов «собирателями и хранителями исторической правды». Ежедневно имея дело с документами свидетельствами о судьбах народов, конфетных лиц, представители нашей профессии может быть больше чем, кто-либо другой научился ощущать свою ответственность перед прошлым и будущим, т.е. перед временем.

Ранние документы (некоторые из них имеют возраст более 4 тыс. лет) дошли до нас благодаря древним архивам. Прежде всего, это были собрания документов правителей государств или городов. Из-за высокой стоимости книг создание и пополнение архивов могли позволить себе только очень состоятельные люди1.

Одной из древнейших библиотек, дошедших до нашего времени, считается библиотека ассирийского царя (VII век до н. э.). В ней были собраны сотни глиняных книг, состоящих из табличек одного размера — «листов». На каждом листе было написано название книги (аналог современного колонтитула) и номер таблички. Был также создан каталог — списки с названиями книг и числом строк в каждой табличке.

Некоторые книги ассирийской библиотеки были представлены в нескольких экземплярах, иногда — в пяти-шести. Эта библиотека хранила книги по истории, математике, астрономии, медицине, легенды и мифы народов Вавилонии и Ассирии. Там же были найдены шумеро-вавилонские словари, таблицы клинописных знаков, сборники грамматических примеров и упражнений.

Широкую известность также получила Александрийская, первая в истории публичная библиотека. Все произведения существовали только в оригинальных рукописях на папирусе и пергаменте, копий было мало. Документы для нее собирались из всех стран тогдашнего культурного мира. В начале I века до н. э. общее число свитков доходило до 700 тысяч.

В Александрийской библиотеке возникла совсем новая наука — классификация — распределение сочинений по разделам и составление каталога с обозначением автора и названия каждой книги.

Библиотека просуществовала в своем первоначальном виде около 200 лет. При захвате Александрии войсками Юлия Цезаря библиотека загорелась и большая часть ее погибла в огне. Остальные сочинения были уничтожены во время последующих захватов города в IV—VII веках н. э., и информация об Александрийской библиотеке Основана на ее упоминании в последующих документах.

С развитием книгопечатания упростилось изготовление копий документов и существенно расширились возможности создания архивов и библиотек. Начали появляться частные архивы.

Институт государства в нашей ситуации играл и играет большую роль, чем в Западной Европе. Поэтому принятый Петром I Указ, обязывающий ведомства передавать документы на централизованное хранение явился первым законодательным актом в области архивного дела в России. Впервые в мировой практике ведомства были обязаны в определенные сроки сдавать в государственный архив свои документы. В Западной Европе это удалось сделать только в XX в.

Историки-архивисты считают, что самый глубокий кризис архивов выпал на 1917– 1918 гг., когда практически полностью отсутствовало в государственное участие страны в организации архивного дела.

Учитывая это обстоятельство, ученые России искренне стремились покончить с ужасающей анархией в архивном деле, времен развала дореволюционных институтов власти, хаоса и беззакония первых месяцев архивных документов. По их инициативе был принят декрет СНК от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР»

Декрет впервые законодательно объединил всю созданную правительственными учреждениями документацию за предшествовавший дореволюционный период, присовокупив к ней губернские архивные фонды, а также национализированные, частные, акционерные, церковные и прочие архивы. Декрет ввел централизованное управление архивным делом всей страны, обуздал ведомственное всевластие над документами, обязав их в определенные сроки расставаться с вышедшим из употребления документами.

Таким образом, впервые в мировой практике государство взяло на себя обязанность организацию государственного хранения имеющих историческую ценность документов, отражающих жизнь и деятельность собственного народа.

Период с 1918 по 1938 гг. — период создания системы государственных и ведомственных хранилищ и органов управления, появления союзной архивной службы. С этой целью за 19181982 гг. было принято 12 декретов и 9 постановлений СМ СССР.

Государственные службы способствовали становлению архивной службы страны, повышению ее общественно-политической значимости, совершенствованию государственного управления архивным делом. В итоге был создан богатейший государственный Архивный фонд народов СССР.

Значительным этапом в развитии архивного дела в стране явились нормативные акты, принятые Постановлениями правительства СССР в 1941,1958,1980 гг. — Положения о Государственном архивном фонде СССР. Они определили ответственность министерств и ведомств, учреждений и организаций и предприятий за обеспечение сохранности, учет и использование документов, находящихся на ведомственном хранении.

Бережное отношение к национальному богатству было закреплено в Законах СССР и РСФСР «Об охране памятников истории и культуры», которые отнесли архивные документы к категории документальных памятников. В законах говорится, что документальные памятники служат развитию науки, образования и культуры, формированию высокого чувства патриотизма, эстетического воспитания людей.

После провозглашения государственного суверенитета России, в соответствии с Указом Президента, Постановлениями Верховного Совета и Правительства Российской Федерации, решениями республиканских и местных органов государственной власти в организации архивного дела произошли значительные изменения, начато его реформирование. В ведение архивных органов Российской Федерации переданы бывшие центральные государственные архивы СССР, хранящие документы по истории России, а также партийные архивы и архивы КГБ. Впервые на уровне высшего органа законодательной власти были приняты Основы законодательства об архивном фонде РФ и архивах. Этот законодательный акт провозгласил принцип целостности архивного фонда России, неотъемлемости от него любых ценных документов в независимости от форм собственности на них.

Принятие постановления Совета Министров — Правительства РФ от 23 августа 1993 г. №838 «О реализации государственной политики в архивном деле» явилось также новым этапом реформирования архивного дела на демократических началах. Расширялись правовые возможности совершенствования деятельности Государственной архивной службы России по решению годами копившихся, а также новых проблем, затрудняющих обеспечение сохранности и пополнения Архивного фонда РФ, сдерживающих использование архивных документов.

В настоящее время в мире действует широкая сеть архивов, как Государственных, так и ведомственных. Появление компьютеров и Электронных документов определило новые возможности — создание электронных архивов и доступ к ним из любой точки земного шара с помощью всемирной сети Интернет.

Архивы, библиотеки, музеи – хранители документального наследия человечества. Организация работы архивов, пополнения их документами и обеспечение сохранности документов является важнейшей задачей архивоведения.

В состав архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Функции государственных и ведомственных архивов различаются, несмотря на совпадение их целей — обеспечение сохранности документов (табл. 1).

Таблица 1

Функции государственного и ведомственного архивов1

Государственный архив

Ведомственный архив

Самостоятельная организация

Структурное подразделение

Входит в систему архивных учреждений

Не входит в систему архивных учреждений, а только является источником формирования госархива и объектом контроля со стороны госархива

Государственные архивы с постоянным составом документов являются научно-исследовательскими учреждениями

Ведомственные архивы не занимаются научно-исследовательской работой

Состав документов государственного архива определяется принадлежностью фондов учреждения к административно-территориальной единице

Состав документов ведомственного архива ограничен документами своего учреждения

В государственных архивах документы хранятся постоянно. Государственный архив проводит отбор документов постоянного срока хранения из ведомственного архива

В ведомственных архивах документы хранятся временно, в соответствии со сроками хранения документов ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений

Государственный архив контролирует проведение экспертизы ценности документов, т.е. утверждает описи дел

Ведомственный архив непосредственно участвует в работе по проведению экспертизы ценности, начиная от составления номенклатуры дел до выделения дел к уничтожению

 

 

 

2. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА АРХИВОВ. РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

 

Хранение документов — одна из основных функций любого архива. Хранятся документы не в виде мертвого груза, а для того, чтобы ими пользовались в течение тех сроков, пока они представляют ценность (а иногда это могут быть и века).

Весь период хранения документы должны быть ограждены от хищений, потерь по небрежности, или из-за неблагоприятных условий, от порчи физической основы документов (бумаги, пленки, и т.п.) и нанесенного на них изображения.

Важнейшим условием обеспечения сохранности документов является хранение документов в специально оборудованных архивохранилищах с поддержанием определенного режима хранения. Двери в хранилище в рабочее время должны быть плотно закрыты, а после окончания рабочего дня двери опечатываются или пломбируются.

Основные требования к хранению документов едины для государственных и ведомственных архивов.

Расположение архивного здания выбирают вдали от пожароопасных объектов и объектов с опасным пыле- и газовыделением. Приспособленные под архив здания и помещения принимают после целевой экспертизы с участием архивных, пожарных, санитарных, строительных служб по акту. Экспертиза должна установить состояние здания и его пригодность с учетом потенциальных нагрузок на перекрытия.

Не принимаются в эксплуатацию следующие объекты: деревянные; ветхие; подвальные и чердачные; без отопления и вентиляции; с печным отоплением; с магистральными тепло-, водо-, газо- и электрокоммуникациями; в зданиях с огнеопасными, химическими, пищевыми технологиями1.

Однако в основном для государственных архивов строят специальные здания. Разработаны типовые проекты для архивов с различным объемом хранилищ. В них предусмотрены помещения для обеспыливания и реставрации документов.

Помещение для архива должно быть изолировано. Для исключения сырости и опасности затопления трубы отопительной системы, проложенные в помещении архива или в коридоре, заключаются в изоляционные кожухи и подлежат постоянному контролю. Рабочие комнаты также отделяются от хранилища.

Если архивохранилище помещается на первом этаже, окна заделываются металлическими решетками (которые должны открываться наружу); если из архива имеется выход во двор или на улицу, дверь обшивается металлическими листами. Архивохранилища должны быть оборудованы охранной сигнализацией.

Помещение для архива должно отвечать требованиям пожарной безопасности. В нем запрещено пользоваться электронагревательными приборами, а также зажигать спички и курить. Для искусственного освещения используют только электрическое. В помещениях развешиваются огнетушители из расчета один огнетушитель на 40 –50 м2, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Кроме того, устанавливаются пожарные краны со шлангами, а там, где нет водопровода — ящики с пакетами сухого песка. Все помещения архива оборудуются пожарной сигнализацией.

Архивохранилище оборудуется металлическими стеллажами. При использовании деревянных стеллажей они пропитываются специальным огнестойким и противогрибковым составами.

Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с окнами. При использовании стационарных стеллажей, их желательно размещать в простенках между окнами, чтобы лучи скользили вдоль полок, так как прямые солнечные лучи неблагоприятно влияют на документы. Если оконные проемы слишком широки, стеллажи располагают у противоположной стены (также торцами), а вдоль окон оставляется главный проход.

Стеллажи устанавливаются на расстоянии от стен, а нижняя полка поднимается на высоту 10—15 см от пола. Это делается для хорошей циркуляции воздуха, для того чтобы на стенах не появлялась сырость, и чтобы предохранить документы в случае затопления.

Для хранения документов могут использоваться передвижные стеллажи. Они монтируются на фальшпол с рельсовыми направляющими. Вся площадь архива занимается стеллажами, остается лишь один рабочий проход, местоположение которого может меняться благодаря перемещению стеллажей по направляющим пола. По сравнению с обычными шкафами передвижные стеллажи позволяют значительно увеличить вместимость архива при той же занимаемой площади (или уменьшить площадь, сохранив вместимость архива).

Как стационарные, так и передвижные стеллажи устанавливают К архивах с соблюдением норм. Проходы между стеллажами должны быть 75 см, расстояние между рядами (главный проход) – 120 см, расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см, расстояние между стеной и торцом стеллажа —45 см. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см. Между потолком и верхним краем папок или коробок должен оставаться зазор не менее 5 см для циркуляции воздуха.

Комплекс помещений архива, их состав, расположение, оборудование должны обеспечивать выполнение функциональных задач по приему на хранение, хранению, использованию документов и их специальной обработке.

Есть несколько способов укладки документов на стеллажах: вертикальный и горизонтальный, в связках и в коробках. В настоящее время все дела постоянного хранения переплетаются, поэтому в государственных и ведомственных архивах они хранятся, как правило, в вертикальном положении. Стоят дела достаточно плотно прижатыми друг к другу, но основное давление направлено на корешок, поэтому листы внутри дела давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. К тому же вертикально стоящие дела легко вынимать для работы с ними1.

Дела в мягких обложках хранить вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Шпагат, которым перевязывают дела, часто рвет обложки (и прокладки не всегда помогают). Поэтому дела в мягких обложках целесообразно хранить в горизонтальном положении.

Если материалы часто используются для работы, их для удобства помещают в коробки, так как при постоянном развязывании и завязывании связок изнашиваются обложки и страдают документы.

Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели — справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище.

Для того, чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов, нумеруются все помещения архива, стеллажи и полки. Если архив располагает помещением в разных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер; нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу. Нумеруются комнаты от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты.

Стеллажи нумеруются, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или двусторонности и других особенностей.

Стеллажи состоят из секций. В архивах их принято называть
шкафами. Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждого стеллажа слева направо от входа. В двусторонних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху до, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.

Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый.

Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о дм, какими материалами заняты конкретные полки на конкретном стеллаже. То есть в основе постеллажного указателя лежит место хранения.

Назначение пофондового указателя — давать информацию, где хранятся документы конкретного фонда, т. е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения.

Таким образом, у каждого вида топографического указателя свое назначение. Они не заменяют друг друга и даже не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут исполнять своего назначения.

Указатели составляются на карточках большого формата или листах (одном или нескольких). Все листы или карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить в них происходящие изменения.

При хранении крупного фонда допустимо составлять отдельные карточки пофондового указателя на структурные подразделения (табл. 2.9). На карточке постеллажного указателя записываются сведения о месте хранения документов. В примере — это запись о документах шкафа № 2. В нем размещены документы постоянного хранения. На полках 1 и 2 и на части 3-й полки — дела Управления материально-технического снабжения за 1994-1995 гг. Внутри одного управления дела разбиваются по отделам, которым соответствуют номера описей и номера дел. На оставшейся части 3-й полки и на полках 4 и — дела Управления капитального строительства за 1997 г. Полка свободна (такую запись обычно делают карандашом). Записи в графе «Номер описи» показывают, что в данном фонде годовые разделы описи составляются не по всему учреждению, а по его управлениям. В карточке пофондового топографического указателя последовательность записи зависит от схемы классификации документов фонда (структурно-хронологическая или хронологически структурная). В примере схема классификации структурно-хронологическая, и описи сводятся по управлениям. В рамках управления сначала располагаются документы постоянного хранения по годам, а в пределах года — по мелким структурным подразделениям. В конце описи — дела 5-летнего срока хранения, которые учитываются по номенклатуре дел, и размешаются в другом хранилище.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов — старение. Цель хранения — снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов1.

Основными являются следующие факторы старения и разрушения документов:

  1. свет;
  2. температура;
  3. влажность воздуха помещений;
  4. биологические вредители материалов документов;
  5. резкие изменения режима хранения;
  6. состав материала документа;
  7. механические повреждения материала.

    Свет — наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах и даже в инертном газе. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет, содержащий ультрафиолетовые лучи: прямой солнечный свет; солнечный свет, пришедший через оконное стекло, а также отраженный от белых поверхностей; свет ртутно-кварцевых, бактерицидных, некоторых люминесцентных ламп и мощных ламп накаливания. При равной освещенности люминесцентные источники света примерно в 3 раза опаснее, чем лампы накаливания.

    При воздействии света бумага желтеет, становится более хрупкой, текст выцветает, изображения (особенно цветные) теряют насыщенность. Единственно эффективной мерой предотвращения светового старения является хранение документов в темноте.

    Температура влияет на скорость старения документов на любых носителях (бумажных, звуковых, фото- и видео- и т.д.). Повышение температуры заставляет быстрее протекать химические реакции, протекающие с участием веществ документа (целлюлозы, красителей, клеев и др.) и веществ окружающей среды (кислорода и воды, агрессивных примесей воздуха).

    Эффективной мерой продления долговечности документов является снижение температуры в хранилище. Документы хранят обычно при комнатной температуре (около 20°С). Однако снижение температуры хранения на каждый градус позволяет продлить срок жизни документов на 45—60 лет.

    Относительная влажность воздуха в помещении хранилища имеет очень важное значение. Нормальным считается значение влажности воздуха 60 % (с амплитудой отклонений ±30 %}. При повышении влажности бумага начинает «дышать», увеличивается возможность ее реакций с окружающей средой и повышается скорость старения. Значительное повышение влажности может привести к появлению грибков и насекомых. При сухости воздуха документы становятся хрупкими, легко повреждаются. Поддержание необходимого климата в хранилище является важной мерой обеспечения сохранности документов. Однако это не всегда выполнимо из-за климата местности, где находится архив, и времени года.

    Основными биологическими вредителями документов являются плесневые грибы и насекомые. Плесневые грибы начинают заводиться при температуре 10– 40° С и относительной влажности более 65—70 %. Грибы повреждают материал как механически (прорастая и разрывая его волокна), так и химически (взаимодействуя с целлюлозой и клеем). Средство защиты от возникновения плесневых грибов и снижения их роста — соблюдение влажностного режима хранения (30—60 %) и: регулярная вентиляция помещений.

    Основными видами насекомых, которые заводятся в архивных хранилищах, являются жуки-скрытники и сеноеды, жуки-притворяшки, кожееды и жуки-точильщики. Различные виды питаются разными частями книг — растительным и животным клеем, кожей и картоном переплетов, бумагой и спорами плесневых грибов. Однако насекомые заводятся в архивах и начинают повреждать документы только в случае отсутствия естественных для них источников питания (зерно, пищевые продукты). Климат хранилищ (температура и влажность) не оказывает сильного влияния на их численность, ограничивая только виды насекомых в данном помещении.

    Эффективными средствами защиты от насекомых являются изоляция хранилищ, автономность архивных зданий, своевременное удаление тары из здания (мешков, ящиков), проверка вновь поступивших документов, проветривание и уборка помещений (уборка рабочих мест) и т.п.

    Резкие изменения условий хранения пагубно влияют на долговечность документов. Под изменениями режимов хранения подразумевают несколько факторов. Во-первых, это климатические изменения среды (резкие колебания температуры и влажности в архивах), зависящие от погодных условий. Колебания климата главным образом влияют на клеи, их прочность и упругость. Во-вторых — нарушение режима стационарного хранения (частое использование, перемещение документов, переезд в другое хранилище). В третьих, это возникновение аварийных ситуаций (отключение отопления, аварии с водоснабжением, вентиляцией и т.п.).

    Свойства материалов документов определяется свойствами бумаги и средств письма. Различный состав бумаги определяет ее долго
    вечность, устойчивость к свету и климатическому режиму хранения, а
    также к воздействию плесневых грибков. Старинная тряпичная бумага (хлопковая или льняная) имеет большую долговечность, чем бумага из древесной целлюлозы. А целлюлозная дольше старится, чем шлага из древесной массы (например, газетная бумага). Кроме того, долговечность бумаги оказывает большое влияние ее кислотность, повышение кислотности снижает ее срок жизни, щелочная бумага с добавлением мела (так называемая мелованная) старится медленнее. Механические повреждения документов возникают при их много-ратной выдаче для работы, а также из-за несоблюдения правил хранения и работы с документами. К мерам снижения износа и повреждения документов относят: формирование дел не больше положенного объема (250 листов), хранение дел в связках с картонными ограничителями, горизонтальное хранение документов в мягком переплете.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    3. ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРХИВА. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ И ОЦЕНКА ИХ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

     

    Правовой основой организации архивов в организации и деятельности Государственного архивного фонда являются:

  • Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. );

  • Положение об архивном фонде Российской Федерации: Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552; Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 290)
  • Регламент Федерального архивного агентства (утвержден Приказом Руководителя Федерального архивного агентства от 09.03.2005 г. № 17; зарегистрирован Минюстом России 13.07.2005 г. N 6784).
  • Положение о Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 289)
  • Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утверждено Приказом Росархива от 06. 11. 96 № 54 и распоряжением Госкомимущества от 22. 10. 96. № 1131-р)
  • Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, Росархив, 1998 (утверждены приказом Росархива № 51 от 6.07.1998 г.).
  • Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Росархив, 1997 (зарегистрирован Минюстом России 8.07.1997 г. N 1344).
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 года N 536, зарегистрирована в Минюсте РФ 27 января 2006 г. Регистрационный N 7418).
  • Положение о порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 20.02.1995 г. № 170).
  • Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны (Указ Президента Российской Федерации от 2 июня 2001 года № 627).
  • Положение о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС (утверждено решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14 июля 2001 г. № 75).
  • «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации».
  • Другие ведомственные нормативно-правовые акты.

    Документы, хранящиеся как в государственных, так и в ведомственных архивах, строго учитываются. Учет архивных документов состоит в установлении и регистрации данных об их количестве, составе, состоянии и системе хранения, а также в закреплении этой системы учетными документами1.

    Единица учета архивных документов — принятая в архивном деле единица измерения количества документов (лист, дело, архивный фонд, кинофильм, микрофильм, фотодокумент и т.д.). Учет документов выполняет следующие задачи:

    обеспечивает сохранность документов, так как без точных сведений о количестве и составе материалов можно не заметить пропажу материалов, а при стихийных бедствиях (пожар, наводнение) – не установить, сколько документов пострадало и каких именно;

    обеспечивает хорошее качество составляемых архивом справочников (каталогов, обзоров);

    – облегчает выявление нужных сведений по различным темам;

    – обеспечивает точный учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем;

    – является основой работы госархива.

    Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. Сведения о состоянии фондов позволяют архиву прогнозировать дальнейшее поведение документов, планировать работу по их сохранности, устанавливать приоритеты в этой работе с учетом отраслевой концепции сохранности государственных архивных фондов, развития технических средств и конкретных возможностей архива.

    Работа по проверке состояния документов проводится поэтапно. Этапность устанавливается архивом в соответствии с категориями, объемом и состоянием фондов. Приоритетные права имеют уникальные и особо ценные документы.

    Оценка физического состояния документов ведется по единой типовой номенклатуре дефектов документов, в которой применяется буквенно-цифровая индексация дефектов бумаги и текстов в зависимости от их состояния. В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс.

    Повреждения бумаги индексируют буквенными индексами, а дефекты текста — цифровыми индексами (в пределах цифровых групп используется дробная индексация). Отсутствие дефектов индексируется знаком «О» (ноль).

    К дефектам бумаги относят механические повреждения (отверстия, разрывы в листах), повреждения от плесневых грибов, химические повреждения (желтизна, хрупкость, ветхость) и повреждения водой и огнем (обычно сопровождаются также изменениями текста).

    По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б. В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Использовать их нельзя. Такие документы требуют срочной реставрации в условиях специальной лаборатории.

    К группе А относят документы со следующими дефектами:

  • ветхая, ломкая, легко крошащаяся бумага (цвет чаще всего
    коричневый, желтый или тускло-серый);
    • бумага прочная, но с большим числом локальных повреждений (разрывы на много частей, многочисленные проколы и изломы, выпадения частей листа, обширные повреждения насекомыми или плесневыми грибами, наличие наклеек с признаками потемнения и ослабления бумаги);

    —    сцементированные документы (слипшиеся из-за воды, клея, плесени);

    —    документы, сильно поврежденные водой или огнем.

    К группе Б относят документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документов, но имеющей отдельные незначительные повреждения.

    При оценке дефектов текста учитывают три фактора, определяющих его долговечность: вид текста, его контрастность и коррозия текста (разрушение по химическим или физическим причинам).

    Дефекты текстов разделяют на пять групп (а в пределах групп — на подгруппы).

    Общее состояние документа оценивают по совокупности повреждений бумаги и текста. Например:

  1. Бумага со значительными повреждениями (группа А), часть текста утрачена (группа 5). Индекс физического состояния документа — А-5.
  2. Бумага дефектов не имеет (группа 0), текст оригинала — черный слабоконтрастный машинописный (группа 3.3). Индекс физического состояния документа — 0-3.3.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     

    Конец XX и начало XXI века характеризуется созданием новых источников информации, таких как документы на электронных носителях и аудиовизуальная документация. Архивистам предстоит решать проблемы обеспечения и сохранности, отбор на государственное хранение и создание научно-справочного аппарата к ним.

    Активный процесс рассекречивания архивных документов позволяет включить в научный оборот все большее их количество. Расширяется доступность исследователей к использованию архивной информации и научно-справочному аппарату к ней в целях объективного освещения отечественной и мировой истории, формированию национального сознания россиян, улучшения обслуживания органов государственной власти, граждан ретроспективной информацией.

    Время, которое переживает сегодня наша страна, может по-разному оцениваться историками, политиками, но не исключено, что этот этап необычайно значительный по характеру, глубине, по масштабу преобразований: период переходный, а поэтому слишком болезненный, противоречивый. И, конечно, внимание исторической науки и к уходящей эпохе, и к нынешнему периоду будет велико.

    Именно сегодня нашему поколению архивистов выпала большая ответственность заложить правовые основы завтрашнего бытия российских архивистов.

    Архивное дело – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

    Государство выступает гарантом прав, предусмотренных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики.

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

     

    1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
    2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2006.
    3. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2004.
    4. Доронина Л. Архив организации // Служба кадров. 2002. № 12. С. 66 – 70.
    5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2005.
    6. Крайская З.В. Организация архивного дела в СССР.–М.: Экономика, 1980.
    7. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. –М.: Научная книга, 2002.
    8. Редер Д. Г. Как была разгадана тайна древнейшей письменности // ДЭ. 1998. Т. 8. С. 22 – 25;
    9. Редер Д.Г. Древние хетты // ДЭ. 1998. Т. 8. С. 32 – 33;
    10. Редер Д.Г. Библиотека царя Ашшурбанипала // ДЭ. 1998. Т. 8. С. 36.

       

       

     

     

     

     


     

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->