ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ-ПОЛОЖЕНИЯ, УСТАВЫ, ИНСТРУКЦИИ

В состав ОРД входит организационная документация. Важнейшим из организационных документов является Устав организации.

Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления, а Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации,

Устав — это сложный и объемный документ. Ограничимся здесь перечислением реквизитов Устава и его типичной структурой.

В Устав входит следующий состав реквизитов:

 

— эмблема организации (при наличии таковой);

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование документа — устав;

— зарегистрировано;

— гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);

— текст.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Уставы государственных организаций утверждаются вышестоящими органами. Уставы муниципальных и частных предприятий утверждаются районными или городскими администрациями.

Положение — документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений.

Документ включает в себя следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения работников; обязанности персонала; обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины.

 

Инструкция — документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция.

Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется на общем бланке. Инструкция утверждается непосредственно руководителем или специальным распорядительным актом (приказом по организации).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ-ПОЛОЖЕНИЯ, УСТАВЫ, ИНСТРУКЦИИ

 

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие. Ниже рассмотрим оформление лишь основных документов, связанных с движением кадров. На малых предприятиях оформление подобной документации может быть поручено секретарю-референту.

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на схеме (рис. 1).

 

Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Анкета и автобиография оформляются по взаимному согласию работника и работодателя.

 

Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской федерации трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду работника.

По истечении срока действия трудового договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.


 







 






 

 

Анкета и автобиография оформляются по взаимному согласию работника и работодателя.

 

Г

 

 

Рис. 1. Последовательность документирования при приеме

 

Приказ о приеме на работу оформляется после скрупулезного ознакомления с предъявленными претендентом на должность документами: паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании, военным билетом и другими документами. На их основании заполняется приказ (распоряжение) о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1, если принимается один работник, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления нескольких работников (см. с. 117, 118). Указанные эти и другие формы, утвержденные Госкомстатом России (приложение 2), применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. В отдельных случаях оформление кадровых приказов осуществляется (дублируется).

При оформлении приказа (распоряжения) указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации и т. д.).

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении. Если гражданин РФ принимается на государственную службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о его имущественном положении, а также ряд других документов (справку о состоянии здоровья, служебную характеристику с последнего места работы, автобиографию).

Действующее законодательство предусматривает также в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Например, при проведении конкурса на замещение вакантных должностей в вузах от конкурсантор требуется письменная характеристика с последнего места работы, при приеме инвалидов должна быть предоставлена трудовая характеристика МСЭК и т. д.

Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также необходимыми сведениями о его обязанностях и правах. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

При приеме на работу испытание не устанавливается для лиц, не достигших 18 лет, беременных женщин, молодых рабочих по окончании профессионально-технических учебных заведений и молодых специалистов по окончании высшего учебного заведения и поступающих на работу по специальности.

 

На многих предприятиях наряду с оформлением приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 (или № Т-1а) практикуется традиционная форма подготовки приказа по личному составу, предусматривающего одновременно и прием-увольнение работников, их командирование, перевод на другую работу.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

— сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

— сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Ниже представлены образец титульного листа трудовой книжки и пример заполнения в ней сведений о работе.

 

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако главным образом — на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников можно ограничиться оформлением личной карточки по форме № Т-2 (№ 2-ГС для госслужащих).

В состав личного дела входят следующие документы:

— внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

— резюме или автобиография;

— анкета или личный листок по учету кадров;

— копии документов об образовании;

— характеристики на работника;

— трудовой контракт (договор);

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

— различные справки, относящиеся к данному работнику.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяется ТК РФ.

 

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, хотя бы и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с согласия работника. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, а также в случае простоя.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, получение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (контрактом).

Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Наиболее часто встречающимся вариантом перевода является перевод в другое подразделение организации. Перевод оформляется приказом (распоряжением) по форме № Т-5.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в личное дело и в бухгалтерию.

Увольнение (прекращение действия трудового договора) работника осуществляется по схеме (рис. 2).

 


 

 

 

 





 

 

Рис. 2 Последовательность документирования увольнения работника

 

Трудовой договор, заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основание для прекращения действия трудового договора устанавливается ТК РФ. Чаще всего это происходит по собственному желанию работника на основании письменного заявления.

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ (распоряжение) по форме № Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке (форма № Т-2).

Приказ поступает в бухгалтерию организации, где производится полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника, которое сдается в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАДАЧА 1

 

Составьте докладную записку от зав. планово-экономического отдела начальнику управления Титову В.Ф, Необходимость командировки старшего инженера плавно-экономического отдела Добролюбова П.В. в г. Петровск для участия по теме «Совершенствование системы премирования инженерно-технических работников». Основание: письмо Петровского научно-технической пропаганды от 14.03.2003 г. и программы пропаганды.

Начальнику управления

Титову В.Ф.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

21.04.2003 Г. № 214

 

Краснодар

 

О необходимости командировки

старшего инженера планового-

экономического отдела

 

На основании информации, представленной в письме Петровского дома научно-технической пропаганды от 14.03.2003 г и программы пропаганды о проведении в г. Петровске семинара по теме «Совершенствование системы премирования инженерно-технических работников», возникла необходимость в направлении на данный семинар старшего инженера планово-экономического отдела Добролюбова П.В.

 

Зав. планово-экономического отдела личная подпись

 

 

 

 

ЗАДАЧА 2

 

Составьте письмо-просьбу Могищенского завода железобетонных конструкций администрации области о внедрении лимита на стеклоплитку «Риска» в количества 50 тыс. м 2 для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2003 года для треста «Засибтранстрой».

 

Могищенский завод Администрации области

железобетонных конструкций

10.12.2002 г.

 

В 2002 году был заключен контракт на производство с 2003 года на имеющихся технических площадях стеклоплитки «Ириска» для отделки наружных стеновых панелей серии 135 для треста «Засибтрансстрой» в количестве 50 тыс. м 2.

Ввиду ограниченности производственных мощностей, наш завод не имеет возможности производства указанной плитки для массового круга потребителей.

На основании указанной причины просим вас установить лимит на производство стеклоплитки «Ириска» для отделки наружных стеновых панелей серии 135 для треста «Засибтрансстрой» в объеме 50 тыс. м 2.

 

Генеральный директор

завода

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  2. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2004.
  3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2000.
  4. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2004.
  5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2004.

 

 

 

 


 

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->