Организационная документация: назначение, состав и оформление

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

Постановление определено как « правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение
как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

Распоряжение
— акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказакт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступать с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме.

Располагаются эти слова с отдельными строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указываются название коллегиального органа.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие в срок исполнения. Исполнитель указывается в детальном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме — «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных (например «О назначении…», «Об утверждении…», «О введении…», предмет (например, «Об итогах…», «О мерах…»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

Протоколорганизационо-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанные в прениях, по такому протоколу невозможно.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. –«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к
документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях.

Деятельность любой организаций сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В
ГОСТе Р 6.30-2003 сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Рос-архив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал -«Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»-, которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документы оперативной информации

 

Подавляющее большинство документов , создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию  о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов . К информационно-справочным документам  относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д.. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам  и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Письмо — самый распространенный вид служебных документов.

Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и т. п.

Служебное письмо— обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Для писем установлен специальный бланк — бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федераций; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: письма, требующие письма-ответа; письма, не требующие письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить: письмо-просьбу; письмо-обращение; письмо-предложение; письмо-запрос.

Ко второй группе относятся: письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-подтверждение; письмо-приглашение; письмо-отказ; письмо-извещение; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; информационное письмо; циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно разделить на простые и сложные. Простое служебное письмо — письмо одноаспектное. Это прежде всего письмо, не требующее ответа. Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, то есть быть многоаспектным (многоцелевым).

В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые из учреждения).

Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, применяется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

В    зависимости от назначения акты могут быть различных видов: акты приема-передачи дел; акты экспертизы; акты ликвидации; акты проведения испытаний; акты списания материальных ценностей; коммерческие акты; акты инвентаризации; акты несчастных случаев и др.

Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять бланки с трафаретным текстом.

Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Справка — документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.

Реквизиты справки: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати.

Справки бывают служебного и личного характера.

Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации, как правило, адресуется руководителю организации иди в вышестоящую организацию.

Справки могут быть внутренними и внешними.

Если же информационная справка готовится в вышестоящую или иную организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем.

При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель организации, главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью.

Наиболее многочисленными в организациях являются справки личного характера. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат различные сведения: подтверждение места учебы, работы, занимаемой должности, размера заработной платы, места проживания и др.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах. В зависимости от конкретной ситуации докладные записки: могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу;могут быть написаны сотрудниками организации после выполнения ими поручения как отчет о проделанной работе.

Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.

Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен.

Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний и т. д.

Докладные записки могут быть внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка составляется на обычных чистых листах, ее подписывает составитель (автор).

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

Реквизиты докладной записки: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы.

Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке.

Другие объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок дол жен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства

Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.Правила оформления телеграмм установлены Министерством связи Россииской Федерации.

Реквизиты телеграммы: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст, подпись.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности (категорию): «правительственная», «срочная», «внеочередная» и т. д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

Служебные телеграммы оформляются на специальных бланках или на чистых листах бумаги.

Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п. Реквизиты телефонограммы: наименование организации — автора телефонограммы; наименование вида документа; дата и время передачи; адресат (наименование организации, куда передается телефонограмма); текст; подпись.

Кроме того, в телефонограммах обязательно указывают: наименования должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму; номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.Телефонограмма должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.

Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат. Реквизиты телекса: наименование и адрес организации-отправителя; дата отправления; номер телекса; адресат; текст; подпись.

3. Составьте таблицу развития системы делопроизводства в дореволюционной России

 

 

Вид учреждения, нормативные акты, регламентирующие правила ведения делопроизводства

Общая характеристика документов, порядок их составления, основные виды документов

Организация документооборота, регистрация документов и контроль их исполнения

Текущее хранение документов, организация архивного хранения документов

Наличие специалистов по работе с документами

Система приказного делопроизводства

Приказы

Столбцовая техника основывалась на определенных правилах, сложившихся на основании традиций и обычаев, были официальные документы – Судебник 1550 г., Соборное уложение 1649 г.

Указы, грамоты, Приговоры Боярской думы, памяти, отписки, челобитные. В зависимости от назначения документа он имел значительное число разновидностей: грамоты – вестовая, вкладная, бессудная, отказанная, окружная; памяти – высылочная, наказная, приставная, указанная и др.

Формуляр документа – сплошной текст, из реквизитов – пометы дьякона, дата получения, фамилия лица, доставившего документ – на оборотной стороне листа. Документ писался на полосках бумаги шириной 15 – 17 см

Первый документ – челобитная. К ней по мере поступления или создания –в хронологической последовательности подклеивались все документы, необходимые для решения вопроса – получался столбец

Листы документов склеивали в свиток – «стобец», которые использовались при формировании дел.

Приказ возглавлял судья, работу осуществляли дьяки и подъячие: «старые», «средней руки», «молодшие».

Вид учреждения, нормативные акты, регламентирующие правила ведения делопроизводства

Общая характеристика документов, порядок их составления, основные виды документов

Организация документооборота, регистрация документов и контроль их исполнения

Текущее хранение документов, организация архивного хранения документов

Наличие специалистов по работе с документами

Система коллежского делопроизводства

Правила устанавливались Генеральным регламентов, утвержденными 28 февраля 1720 г.

Листовая, бумажная техника делопроизводства

Канцелярия – обрабатывала входящие и исходящие документы

Контора – велся бухгалтерский учет и учет финансовой отчетности

Указы, грамоты, требования, промерории, реляции, рапорты, доношения, экзекуции, прошения

Все реквизиты выделялись из текста и занимали определенные места

1.Получение и регистрация входящих документов:

Секретарь коллегии записывает документ в настольный реестр «не вершенных дел», коллежский регистратор регистрирует документ журнале «Повседневная записка», регистрирует документ в книгах «С» и «Д» регистратору.

2. Подготовка дел к слушанию на заседании присутствия. Секретарь коллегии подбирает дополнительный материал, готовит устный доклад к рассмотрению дела на заседании присутствия.

3. Слушание дела на заседании присутствия. Докладывает секретарь коллегии; доклад обсуждается и по нему принимается решение (резолюция); нотариус записывает ход обсуждения и принятое решение в протокол заседания; нотариус ведет росписи (реестры) о делах: не вершенных, т.е.е подлежащих слушанию, и оконченных; роспись (реестр) «Вершенных, но не исполненных документов»)

4. Подготовка к исполнению и исполнение дела.

Секретарь коллегии записывает на поле реестра «Вершенных, но не исполненных документов» фамилию канцеляриста, которому поручается оформить документ, составляет в соответствии с решением присутствия проект документа

Канцелярист оформляет в соответствии с требованиями проекта ответного документа.

Копиист переписывает все документы, отправляемые из канцелярии набело.

Секретарь коллегии скрепляет ответный документ своей подписью, передает на подпись членам присутствия и удостоверяет документ печатью, записывает документ в реестр «Вершенных и исполненных документов»

Коллежский регистратор регистрирует ответный документ в книгах «А» или «Б» регистратуры, регистрирует ответный документ в журнале «Повседневная записка»

Канцелярист подготавливает документ к отправке и через рассыльного отправляет его адресату

Актуариус следит за наличием и расходом бумаги, канцелярских принадлежностей, дров, воска, свечей, в специальной книге собирает расписки от лиц, сдававших документы, В случае отсутствия регистратора выполняет его обязанности.

Фискал следит за выполнением должностных обязанностей чиновниками коллегий

Толмачи переводчики осуществляют письменный и устный перевод

Вахмистр выполняет обязанности сторожа, носит письма на почту, документы на подпись членам коллегии

 

 

 

 

 

 


 

Обязательная регистрация документы – исходящий и входящий регистрационные места

Президент коллегии, его личный секретарь, вице-президент, советники, ассесоры,

Секретарь, нотариус, регистратор, актариус, канцелярист, копиисты, переводчик, вахмистр, камерир, унтер-камерир, камор-штрейбер

Вид учреждения, нормативные акты, регламентирующие правила ведения делопроизводства

Общая характеристика документов, порядок их составления, основные виды документов

Организация документооборота, регистрация документов и контроль их исполнения

Текущее хранение документов, организация архивного хранения документов

Наличие специалистов по работе с документами

Система министерского делопроизводства

Закон 1811 г. «Порядок производства дел»

Порядок прохождения документов регламентировался «Общим учреждением министерства», строго соблюдалось требование «чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах»

Были введены в XIX в. бланки – «Общее учреждение министерств»

В 1911 г. издано «Положение о письмоводстве и делопроизводств в военном ведомстве»

Основные документы: от императора – указы и повеления;

Государственный совет – высочайше утвержденные мнения;

Сенат –– сенатские указы;

Комитет министров – выписки из журналов заседаний.

Министр – записки, представления, отчеты, представления, рапорты, доношения, отношение.

Между министерствами – отношения, сообщения, официальные письма

Подчиненным учреждениям – предписания, обратно –рапорты, доношения, представления

В конец XIX .в появляются новые документы – телеграмма, телефонограмма. Появляются гектографы, ротопринты и т.д.

Документы делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», обычные текущие

Делопроизводство состояло из пяти частей:

– порядок вступления дел;

– движение дел, или собственно производство;

– отправление дел;

– ревизия (означала контроль за исполнением документов);

–отчеты.

Все входящие и исходящие документы регистрировались в журналах, который состоял из трех частей – для регистрации документов, полученных от верховной власти, для обыкновенных бумаг и для секретных документов

Контроль за исполнением дел возлагался на начальников отделений и директоров департаментов

Документы хранились листовым способом

На основе ведомостей по исполнению документов в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства

Столоначальник, начальники отделений, директора департаментов

 

 

Список литературы

 

  1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2006.
  2. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство. – М.: Академия, 2004.
  3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2006.
  4. Организация работы с документами / Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2006.
  5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2005.

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->