ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ «ДОКУМЕНТ», «ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ», «ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА»

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об Органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Подлинник документа – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

Подлинный документ – документ, обладающий юридической силой. Бывает действительным и недействительным. Недействительным документ становится в результате истечения срока его действия или отмены его другим документом.

 

2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

 

Письмо — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков — по функциональному признаку, по специализации и т. д. выделим две группы писем по тематическому признаку: коммерческие письма и служебные письма (остальное деление носит теоретический характер).

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо — рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу. Кроме того, к коммерческим письмам относят также переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта продукции (услуг).

 

Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, входят следующие реквизиты: гриф ограничения доступа к документу; адресат; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; визы согласования документа; печать; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа. Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости, часть — при подготовке исходящих писем, часть оформляется на входящих письмах.

Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости — и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

 

Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, «нестандартность» языка и стиля текста.

Язык служебного письма определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально-делового стиля считаются: нейтральный тон изложения; лаконичность и краткость текста; точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Точность изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д.

 

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах. Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении.

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением …»; в отдельных случаях— «Ваш …», «Искренне Ваш …».

В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено» … и т. д.

 

Большое значение для формирования положительного имиджа организации, фирмы имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТАБУЛЯТОРА ПРИ ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

 

Организационно-распорядительная документация нередко еще оформляется машинописным способом. Для удобства поиска начала печатания реквизитов по горизонтали предусмотрено восемь стандартных положений, которые фиксируются приспособлением пишущей машины, называемым табулятором. Отсчёт ведется от границы левого поля листа в печатных знаках.

Восемь стандартных положений, приведенных ниже, могут служить также ориентиром при оформлении ОРД на персональном компьютере.

От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают значительное число реквизитов, например: название вида документа (кроме писем); дата;

ссылка на индекс и дату входящего документа; заголовок к тексту; текст (если он состоит из одного абзаца);

отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Постоянные реквизиты, входящие в угловой штамп, печатаются от 0-го положения табулятора при оформлении ОРД на чистом листе бумаги. На бланках и резиновых штампелях реквизиты располагают симметрично относительно вертикальной оси штампа.

От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.

От 2-го положения табулятора (16 знаков от границы левого поля) печатают: индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровку подписи в первом грифе согласования; переменную информацию в вводной части актов и протоколов.

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе; расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах.

От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф ограничения доступа к документу; гриф утверждения; второй гриф согласования; надпись на приложении к документу с указанием номера приложения.

От 6-го положения табулятора (48 знаков от границы левого поля) печатают: расшифровку подписи в реквизите «гриф утверждения»; расшифровку подписи в реквизите «подпись»; отметку о поступлении документа.

От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают: слово «копия»; отметку для автоматического поиска документа.

При размещении многостраничных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали. В том случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. АКТ. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

 

Актом называют документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Печатается акт флаговым методом с помощью ПК. Название вида документа печатается от левого поля (нулевого положения табулятора) с двойной разрядкой («АКТ»). Состав реквизитов аналогичен письму. Акт в необходимых случаях включает в себя реквизит 15 (гриф утверждения).

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом. Члены комиссии прежде чем составлять акт должны изучить существо вопроса, подлежащего актированию, ознакомиться с комплексом законодательных и нормативных документов, регулирующих данную проблему. Например, в организации проводится проверка внедрения государственного стандарта РФ по оформлению организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-97. Члены комиссии обязаны изучить сам стандарт, получить консультацию в региональном Центре стандартизации, метрологии и сертификации, затем наметить круг вопросов для проверки.

В акте необходимо отражать только те факты, которые точно установлены членами комиссии, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, собираются количественные данные, затем проводится их анализ и оценка. Для ряда разновидностей актов существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированная форма акта о ликвидации учреждения, предприятия и др. Некоторые акты подлежат утверждению. Например, акт об уничтожении документов или дел, срок хранения которых истек. Гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

5. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30— 40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помешается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке, и т. д,

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа, и т. д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

 

Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т. д.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. СРОКИ ХРАНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ПРИМЕРЫ

 

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

документы с постоянным сроком хранения;

документы со сроком хранения свыше 10 лет (долговременное);

документы со сроком хранения до 10 лет (временное);

Приведем примерные сроки хранения документов для различных документов:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вид документа 

Срок хранения 

Документы постоянного хранения 

Учредительный договор, изменения и дополнения к нему, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников)

Постоянно 

Свидетельство о регистрации предприятия,

Свидетельства о ликвидации

Уведомление об открытии филиала 

Постоянно 

Документы проверок организаций 

постоянно 

договоры о долевой собственности 

постоянно 

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц

постоянно после замены новыми

реестры акционеров 

постоянно 

реестры владельцев ценных бумаг 

постоянно 

штатные расписания по месту разработки и утверждения

постоянно 

Документы долговременного хранения 

Лицевые счета работников 

75 л 

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

45 л 

Документы о приеме выполненных работ при отсутствии лицевых счетов

75 л 

Тарификационные ведомости 

25 лет 

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 л 

Табели и наряды работников вредных профессий 

75л 

Документы временного хранения

штатные расписания в других организациях 

3 г 

Проекты уставов, положений 

3 г после утверждения

Документы (лицензии, квоты, протоколы, книги регистрации, решения)

постоянно 

Книги учета ревизий 

5 л 

Договоры о правах и обязанностях с руководителем организации

5 л после истечения срока действия 

Договоры о покупке и продажи акций акционерами 

5 лет после окончания действия договора

Документы о командировках (программы, отчеты, доклады, переписка)

5 лет 

Книги регистраций арбитражных дел

5 лет 

Книги регистраций юридических консультаций 

3 г 

Книги учета машинописных и компьютерных работ 

 

Книги учета рассылки документов 

 

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10л

Документы о причинах аварии (акты, отчеты, аварийные отчеты, заключения экспертов и т.д.)

10 л

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию.–М.: Госстандарт, 1992.
  2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (С изм. № 1, утв. Постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» от 21.01.2000 № 9)
  3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М : Госстандарт, 1995.
  4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения /утв. Росархивом 6 октября 2000 г.
  5. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  6. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2002.
  7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2000.
  8. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 200.
  9. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 1994.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->