НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ПОРЯДОК РАБОТЫ С НЕЙ

Под документированием управленческой деятельности предприятия следует понимать фиксацию (запись и оформление) необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами. Зафиксированная информация представляется в форме управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию предприятия. Состав документации предприятия определяется:

1)    пределами ответственности (компетенцией) предприятия;

  1. задачами и функциями деятельности предприятия;
  2. установленным порядком решения вопросов, так или иначе связанных с осуществлением предприятием своей деятельности;
  3. объемом и характером взаимосвязей с другими предприятиями, а также с вышестоящими органами управления (федеральными, местными и ведомственными).

    Формирование и ведение документации предприятия осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства — технологии создания, накопления, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности предприятия. Совокупность указанных актов и документов образует нормативную базу делопроизводства, которая включает:

  4. указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном
    уровне;
  5. нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера;
  6. нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;
  7. организационно-распорядительные документы предприятий;
  8. государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
  9. государственные стандарты по вопросам ДОУ;

    7)    унифицированные системы документации (УСД);

    Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

     

    Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

    Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.

    Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

    Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

    Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

    Назначение номенклатуры дел:

  • распределение исполненных документов в дела;
  • систематизация дел;
  • закрепление индексов дел;
  • установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

  • служит основой для составления описей дел постоянного и временного
    (свыше 10 лет) хранения;
  • используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
  • является основой для составления актов на уничтожение дел;
  • может быть использована в качестве схемы для построения справочной картотеки на исполненные документы.

    2. ВИДЫ НОМЕНКЛАТУР И ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА

 

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

 

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, за водимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и приме номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в оп ленном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.     

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие — это номенклатуры дел структур подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения:

составляется работниками этого подразделения;

  • согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации;
  • подписывается руководителем этого структурного подразделения;
  • направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры.

Объединяет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел:

  • подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственность
    за документационное обеспечение управления;
  • визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;
  • согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;
  • направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);
  • утверждается руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием Сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущего делопроизводства необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации.

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 — дирекция, 02 — учебная работа, 03 — учебно-воспитательная работа, 04 — производственная практика, 05 — физическое воспитание и т. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности .руководителей и специалистов.

Например: 01 — генеральный директор, 02 — заместитель директора, 03 — коммерческий директор и т. д.

Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме, которая приведена в Основных правилах работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.

Первым разделом указывается служба ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.).

Например: 01 — служба ДОУ, 02 — финансовый отдел, 03 — плановый отдел, 04 — служба персонала и т. д.

В пределах разделов заголовки дел должны располагаться в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.

1. Первыми располагаются заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (положение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т. д.), штатное расписание и др.

2.    Заголовки дел с распорядительной документацией.

3. Заголовки дел с планово-отчетной документацией.

  1. Заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка),
  2. Заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основной деятельности и т. д.

    Внутри каждого выделенного комплекса документов:

  • систематизируются документы вышестоящих организаций;
  • систематизируются дела с организационно-распорядительными документа ми своего руководства, коллегиального органа и т. д.;
  • систематизируются справочно-информационные документы (переписка,
    докладные записки и т. д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 – 3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

  • условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
  • порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07, где 04 — индекс отдела, а 07 — порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03,03-03, 04-03 и т. д.).

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По заголовку дела производится поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • название вида документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);
  • автор документа (название организации, структурного подразделения);
  • корреспондент (название организации, от которой получены документы);
  • вопрос или краткое содержание документов дела;
  • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • даты (период), к которым относятся документы дела;
  • указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе («Журнал учета выдачи дипломов»), может быть и во множественном числе («Приказы директора по основной деятельности»).

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами».

Если в деле объединены различные виды документов (более 2-3) по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «Документы». Далее указывается содержание вопроса которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: «Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки и др.)».

Термин «Документы» может использоваться в заголовках дел, содержащие приложения к другим документам.

Например: «Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.)».

Термин «Дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Например: «Личное дело Иванова Петра Сидоровича».

В заголовке, который начинается со слова «Переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».

В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

В заголовках дел с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа (во множественном числе) указывается автор.

Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указываются крайние -даты, то есть дата первого и дата последнего документа. Например: «Приказы по личному составу. Том 1.13 января — 30 июня 2002 г.

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими. Переходящее дело — это дело, которое не закрывают в конце календарного (делопроизводственного) года. Переходящее дело может продолжаться несколько лет, например, личное дело закрывают только после увольнения сотрудника. Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения.

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел-томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей но перечню) проставляются сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» следует указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

К сожалению, данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

Кроме срока хранения в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

  • о заведении дел;
  • о переходящих делах на следующий год;
  • о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
  • о выделении дел к уничтожению;
  • о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т. п.

При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел делается отметка о заведении дела («дело заведено») в графе «Примечания». Это позволяет точно знать количество фактически заведенных дел в течение года.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и др.), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности.

Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел — 5 графа.

В таких организациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Во-первых, номенклатура дел — это достаточно объемный документ. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конечно, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруднике: будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек.

Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться некоторые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, — в служб-ДОУ или в отделе кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  2. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2002.
  3. Информатика Под ред. Н.В. Макаровой- М.: Финансы и статистика, 2004.
  4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2006.
  5. Организация работы с документами / Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2006.
  6. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2005.
  7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2004.

 

 


 

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->