КЛАССИФИКАЦИЯ НОСИТЕЛЕЙ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат1.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об Органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Информация, которую содержит документ, предназначена для ее сохранения, передачи, распространения во времени и пространстве и использования в различных целях: образовательных, культурологических, исторических, политических, народнохозяйственных, правоохранительных и т.д.

Своеобразие данного объекта определяется несколькими обстоятельствами. Во-первых, во всех случаях документ — это продукт целенаправленной человеческой деятельности, творение ума, знаний и рук его автора — исполнителя. Во-вторых, данная деятельность направлена на отображение (запечатление, фиксацию) какого-либо элемента, фрагмента окружающего мира (события, человека, действия и т.д.) или определенных сведений о чем-либо, а нередко и того и другого в комплексе. В-третьих, это делается различными способами на основе применения в той или иной мере специальных знаний, навыков, умений, технических средств. В-четвертых, запечатление отображаемого объекта осуществляется на специально подобранном либо изготовленном, пригодном для этого материале (бумаге, дереве, камне и т.д.).

По способу фиксации информации документы бывают1:

письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные);

графические и фото-фоно-кинодокументы.

По способам и средствам фиксации информации документы подразделяются на машинописные, рукописные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы, изодокументы (например, изоробот разыскиваемого преступника), фонодокументы (фонограммы с записью устной речи, иных звуков) и др. По видам материала, на котором зафиксированы объекты, могут быть выделены документы, содержащие информацию, зафиксированную на бумаге, и документы, содержащие информацию, зафиксированную на металле, дереве, камне, различных пленках и на ином материале.

Но все же основным носителем информации является бумага.

Документы, содержащие определенные сведения, зафиксированные на бумаге с помощью буквенных обозначений, подразделяются на официальные и неофициальные, оригиналы и копии; подлинные и поддельные, рукописные, машинописные, полиграфические и т.д.

Официальные документы изготавливаются в соответствии с установленными стандартами различными органами, учреждениями, предприятиями, организациями. Они должны содержать определенный типовой набор реквизитов (изготавливаться на соответствующих бланках, содержать указания на дату и место изготовления, должны иметь необходимые подписи, печати и т.д.).

Несоблюдение требований, предъявляемых к официальным документам, может стать основанием признания их недействительными.

Неофициальные документы — продукт деятельности частных лиц. Одни из них содержат указания на источник происхождения (автора), другие выполняются без подписи либо имеют фиктивную подпись (анонимные документы).

Документ, реквизиты или содержание которого не соответствуют действительности, называется поддельным (подложным).

В структуре документов преобладают письменные (рукописные и машинописные).

Под письменными документами обычно понимают различные носители письменной речи, т.е. информации, зафиксированной в виде буквенных обозначений, знаков, символов. В их круг включаются как официальные документы (удостоверения личности, свидетельства о регистрации брака, нотариально удостоверенные договоры и т.д.), а также неофициальные, частные документы (дневники, записки, литературные тексты и т.п.).

Документ является объектом, информативным во многих отношениях. Прежде всего, он рассматривается как носитель и источник информации о себе самом (назначении, форме, размере, цвете и т.д.). Важную информацию документ содержит о зафиксированном в нем объекте, о лицах, имевших к нему отношение (к изготовлению, хранению, движению, к работе с документом), о внесенных в изменениях и некоторых других обстоятельствах.

Бумага — основной материал документа. Она состоит из следующих компонентов: волокнистых материалов (в зависимости от сортов бумаги ими могут быть древесная масса, тряпичная полумасса, беленая и небеленая целлюлоза, макулатурная масса); вяжущих и проклеивающих веществ (казеин, животный клей, воск, парафин, канифоль, крахмал, вискоза, латекс, синтетические смолы), которые вносятся для предупреждения расплыва красителя; наполнителей (каолин, гипс, мел, сульфат бария, двуокись титана, сульфит цинка, магнезит и др.), которые вводятся в состав бумаги для ее отбеливания, окрашивания и придания мягкости.

Некоторые виды документов изготавливаются на специальных высококачественных сортах бумаги (повышенной прочности, с лоском поверхности, с водяными знаками). Другие документы могут быть изготовлены на различной по качеству потребительской бумаге.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

 

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы1:

  • открытую;
  • с ограниченным доступом.

В свою очередь информация с ограниченным доступом может быть:

  • государственной тайной;
  • конфиденциальной информацией.

следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе конфиденциальные документы бывают1:

  • нормативно-методические (НМД);
  • руководящие (РД);
  • распорядительные (РПД);
  • информационно-справочные (ИСД);
  • организационные (ОД);
  • финансово-бухгалтерские (ФБД);
  • кадровые (по личному составу) КД.

Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. №1.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:

входящие;

исходящие;

внутренние.

Прием входящих конфиденциальных документов осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

При этом проверяется:

количество листов;

количество экземпляров;

наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов — составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации, либо на карточках.

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:

наименование;

регистрационный номер;

дата поступления.

После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов.

По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:

использоваться в дальнейшем;

передаваться в архив на хранение;

уничтожаться.

Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы1:

  • разработка проекта документа;
  • согласование документа;
  • подписание документа;
  • регистрация документа;
  • отправка документа.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов

При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.

Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.

По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:

проверить наличие конфиденциальных документов;

определить конфиденциальные документы для архивного хранения;

определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.

Документы текущего делопроизводства по истечении года могут быть переданы на хранение в архив предприятия.

Оформление и передача дел с документами с грифом «КТ» осуществляются в соответствии с требованиями инструкции по организации хранения дел, содержащих конфиденциальную информацию в архиве.

Инструкция по организации хранения дел отражает основные технические операции, в том числе:

— прием дел, содержащих конфиденциальную информацию, в архив;

— составление и оформление сводной описи дел, содержащих конфиденциальную информацию;

— составление и оформление сводной описи по личному составу;

— учет документов, содержащих конфиденциальную информацию.

В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СРЕДСТВА БЕЗОПАСНОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ MS OUTLOOK И OUTLOOK EXPRESS

 

Электронная почта — один из наиболее широко используемых видов сервиса, как в корпоративных сетях, так и в Интернет. Она является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в бизнесе.

Электронная почта обладает многочисленными достоинствами, но именно из-за этих достоинств возникают основные риски, связанные с ее использованием. К примеру, доступность электронной почты превращается в недостаток, когда пользователи начинают применять почту для рассылки спама, легкость в использовании и бесконтрольность приводит к утечкам информации, возможность пересылки разных форматов документов — к распространению вирусов и т.д1.

Другой особенностью электронной почты является ее доступность и простота в использовании. Во многом результатом этого стало широкое и повсеместное применение этого вида сервиса Интернет. Стихийность развития и отсутствие единых правил функционирования почтового сервиса привели к неконтролируемому использованию электронной почты, а в связи с этим, и к возникновению целого ряда рисков, связанных с неуправляемой циркуляцией электронной почты в сети.

Другой проблемой, связанной с особенностями электронной почты, является то, что электронная почта позволяет неконтролируемое накопление информации в архивах и практически неуничтожима. В противоположность бытующему мнению, удалить электронную почту непросто. Резервные копии сообщений могут оставаться на персональных компьютерах отправителя и получателя или в сети компаний, где они работают. Если электронное почтовое сообщение отправлено через коммерческую службу или через Интернет, то оно будет передаваться через несколько различных серверов. Каждый сервер в цепочке между отправителем и получателем может сохранить копию сообщения в своих архивах. Даже методичное выяснение местонахождения каждой копии электронного письма с последующим его удалением не дает никакой гарантии того, что сообщение не осталось на жестком диске компьютера или сервера. С помощью широко доступного программного обеспечения даже рядовой пользователь сможет восстановить сообщение электронной почты после того, как его якобы удалили.

В вычислительной технике понятие безопасности является весьма широким. Оно подразумевает и надежность работы компьютера, и сохранность ценных данных, и защиту информации от внесения в нее изменений неуполномоченными лицами, и сохранение тайны переписки при электронной связи. Разумеется, во всех цивилизованных странах на страже безопасности граждан стоят законы, но в сфере вычислительной техники правоприменительная практика пока развита недостаточно, а законотворческий процесс не успевает за развитием технологий, поэтому надежность работы компьютерных систем во многом опирается на меры самозащиты.

Основными средствами безопасности, применяемыми при работе с почтовыми программами являются1:

Защита от вирусов во вложениях электронных сообщений

Файлы, вложенные в получаемых сообщениях электронной почты, могут содержать почтовые вирусы, такие как вирус «ILOVEYOU» или вирус «Melissa». При открытие вложения вирусы активизируются и рассылают копии электронного сообщения и вложения всем пользователям в адресной книге, распространяясь таким образом через корпоративные сети электронной почты или через Интернет. Помимо средств быстрого распространения, почтовые вирусы могут содержать коды, повреждающие данные, хранящиеся на жестком диске.

Для предотвращения заражения в программе Microsoft Outlook предусмотрена сверка типа файла каждого вложения в получаемых или отправляемых сообщениях со списком безопасных типов файлов вложений. Если тип файла вложения может содержать коды, которые могут быть запущены без предупреждения, в зависимости от уровня типа файлов существует два способа его обработки. При использовании сервера Microsoft Exchange администратор может добавлять или удалять типы файлов для обоих уровней безопасности электронных сообщений. Если тип файлов добавлен в оба уровня он будет рассматриваться как тип файлов 1-го типа.

Уровень 1

Типы файлов уровня 1, такие как BAT, EXE, VBS и JS, блокируются в программе Microsoft Outlook, к такому вложению не может быть осуществлен доступ и его нельзя просмотреть. В папке Входящие для обозначения сообщений, содержащих вложения, отображается значок скрепки в столбце Вложение, а список заблокированных файлов вложений отображается на панели сведений в верхней части окна сообщения. Кроме того, при отправлении вложения, в котором содержится типы файлов уровня 1, будет отображено предупреждение о том, что получатели сообщений Microsoft Outlook могут не иметь доступа к вложениям с файлами этого типа.

Уровень 2

Если тип файла принадлежит уровню 2, значок вложения отображается, а при двойном щелчке этого значка отображается приглашение сохранить вложение на жестком диске. После сохранения вложения можно решить, как его обрабатывать.

Защита сообщений в формате HTML от вирусов в сценариях и элементах управления ActiveX

Для защиты от вирусов, которые могут содержаться во входящих сообщениях в формате HTML, сценарии не выполняются и элементы управления ActiveX отключаются независимо от выбранной зон безопасности. По умолчанию в Microsoft Outlook установлена зона безопасности Ограниченные узлы.

Защита от макровирусов в документах Microsoft Office

Для защиты от любых вредных макровирусов, которые могут содержаться в документах Microsoft Office, по умолчанию в программах Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint установлен высокий уровень безопасности макросов. При этом разрешен запуск только подписанных макросов из доверенных источников. Неподписанные макросы будут отключены.

Шифрование и цифровые подписи сообщений

Использование безопасных сообщений обеспечивает две дополнительных возможности.

–Проверка подлинности.  Подтверждение для получателя, что сообщение действительно создано отправителем, поскольку оно имеет цифровую подпись на основе цифрового сертификата.

– Конфиденциальность. Обеспечение того, что сообщение может быть прочтено только получателями, которым оно предназначено. Для других получателей сообщение будет выглядеть искаженным, поскольку оно является зашифрованным.

– Как работает цифровое удостоверение

Подтверждение личности отправителя обеспечивается путем добавления к сообщению цифровой подписи отправителя на основе цифрового удостоверения, полученного в центре сертификации (для отправления сообщений через Интернет) или у администратором сервера Microsoft Exchange (для отправления сообщений по сети). Цифровое удостоверение содержит сертификат (открытый ключ) и закрытый ключ. Закрытый ключ хранится на компьютере отправителя. Пользователь, получивший сообщение с цифровой подписью, может сохранить сертификат, содержащий открытый ключ, в своем списке контактов. Этот ключ позволяет получателям также расшифровывать и читать подписанные и зашифрованные сообщения от данного отправителя. Эта возможность обеспечивается благодаря соответствию закрытого и открытого ключей. Получатель также может отправить сообщение с цифровой подписью на основе сертификата, чтобы исходный отправитель мог проверять его подлинность и читать его зашифрованные сообщения.

Чтобы получить цифровое удостоверение в программе Microsoft Outlook, нажмите кнопку Получить удостоверение. Из программы Microsoft Outlook будет запущен веб-обозреватель и в нем открыта страница на веб-узле Microsoft Office. Щелкните ссылку, которая наиболее близко представляет регион вашего проживания. В веб-странице будет открыт список различных центров сертификации. Щелкните необходимый центр и следуйте инструкциям в веб-странице для регистрации цифрового удостоверения. Центр сертификации отправит цифровое удостоверение и инструкции. Большинство компаний взимают небольшую плату за их услуги по сертификации. Некоторые предлагают бесплатный испытательный срок.

На компьютере можно хранить и использовать несколько видов цифровых удостоверений. В программе Microsoft Outlook можно выбрать, какое удостоверение будет использоваться для данного сообщения.

Можно копировать цифровое удостоверение на дискету и переносить его на другой компьютер (дома или в офисе) для использования или создания резервной копии на случай повреждения цифрового удостоверения. В программе Microsoft Outlook эта операция выполняется путем импорта и экспорта файлов цифровых удостоверений.

Использование уведомления о проверке безопасности для записи подтверждения цифровой подписи

Используйте уведомления о проверке безопасности для подтверждения проверки цифровой подписи получателем. При отправке сообщения с запросом уведомления о проверке безопасности в папку Входящие возвращается уведомление, если подпись сообщения проверена системой безопасности получателя. Это позволяет убедиться в том, что цифровая подпись рассматривается системой безопасности получателя как надежная. Если подпись не проверена уведомление о проверке не будет получено, и в этом случае можно будет связаться с получателем. Если подпись будет проверена, а сообщение сохранено, но не прочитано, уведомление о проверке безопасности все равно будет получено. Уведомления о проверке безопасности всегда возвращаются в папку Входящие, независимо от места получения обычных уведомлений.

Применение политик безопасности с помощью меток безопасности в заголовках сообщений

С помощью метки безопасности можно добавлять в заголовок сообщения сведения о конфиденциальности содержания сообщения. Метка безопасности также позволяет ограничить список получателей, которые могут открыть, переслать или отправить конкретное сообщение. Использование меток безопасности в организации контролируются одной или несколькими политиками безопасности, сведения о которых определяются администраторами. Например, метка Только для внутреннего использования может быть применена в качестве метки безопасности для писем, которые не должны быть отправлены или пересланы за пределы организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  2. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2002.
  3. Информатика Под ред. Н.В. Макаровой- М.: Финансы и статистика, 2004.
  4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2000.
  5. Львов И.Б., Казеев Г.Г., Морев И.А. Информатика.– Владивосток: АВГУ. 2004.
  6. Организация работы с документами / Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2004.
  7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2004.

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->