ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ПИСЬМА, ТЕЛЕГРАММЫ, ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ, СПРАВКИ. ПРАВИЛА ИХ СОСТАВЛЕНИЯ

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция) — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков — по функциональному признаку, по специализации и т. д. Мы выделим две группы писем по тематическому признаку: коммерческие письма и служебные письма (остальное деление носит теоретический характер).

Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма — служебными письмами.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо — рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу. Кроме того, к коммерческим письмам относят также переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта продукции (услуг).

 

Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

Дадим краткую характеристику основным представителям деловой корреспонденции.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Среди служебных писем можно выделить письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

 

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную/информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в так случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем на Ваш запрос», «извещаем Вас».

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря-референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

 

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, входят следующие реквизиты:

— гриф ограничения доступа к документу;

— адресат;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— визы согласования документа;

— печать;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа. Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости, часть — при подготовке исходящих писем, часть оформляется на входящих письмах. О содержании и оформлении реквизитов, кроме реквизита — «Текст документа». Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости — и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

В заключение подчеркнем, что для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

 

Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, «нестандартность» языка и стиля текста

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

— нейтральный тон изложения;

— лаконичность и краткость текста;

— точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Кроме сказанного специфика делового стиля характерна еще рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно».

Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Кроме типового характера, содержание некоторых языковых формул выступает как юридически значимые компоненты текста.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации, фирмы имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д.

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.

Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.

Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют «копией») распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело, как свидетельство выполненной работы.

Составление текста письма и его оформление требуют к себе творческого отношения. Руководитель, каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также владеть мастерством формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

Опыт, практика показывают, что нет такого документа, текста (включая эту книгу), где не было бы ошибок, опечаток, описок, в крайнем случае, повода для замечаний.

 

Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то текст печатается от 1-го положения табулятора — пять знаков от левого поля. Текст без абзацев может печататься от 0-го положения табулятора — непосредственно от левого поля формуляра.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы: заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на … л., в … экз.

Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом — в разные пункты.

Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная. Применяются такие разновидности телеграммы: фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Телетайпограммы оформляются аналогично.

Телефонограмма — оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

 

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для служебного письма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Факс (телефакс) — как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая, как было сказано, содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характеру. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому

 

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ

 

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.

 

 

 

 

 

ЗАДАЧА 1

 

Составьте акт. Утвержден зам.директора В.П. Синюковым. Списание для снятия с баланса электроприборов. Составлен комиссией: председатель – нач. отдела разработки АСУ А.Л. Ходарев; члены комиссии: инспектор А.В. Пукшов, ст. экономист А.Г. Акишев, зав.складов О.Д. Носов. После длительного пользования пришли в непригодное состояние пять настольных ламп и шесть вентиляторов. Установлено комиссией в период с 00.00.00 по 00.00.00. Все перечисленные предметы разобраны на части и разбиты. Оформить подписи. Акт составлен в 3-х экземплярах: в бухгалтерию, зав.складом и в дело 19-58

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ

Зам. Директора

________В.П. Сенюков

00.00.0000

АКТ

00.00.0000 № 00

 

Краснодар

 

О списании с баланса

электроприборов

 

Основание: приказ директора от 00.00.0000 № 00 «Об инвентаризации»

 

Составлен комиссией:

Председатель: нач. отдела разработки АСУ А.Л. Ходарев

Члены комиссии: 1. инспектор А.В. Пушков

2. ст. экономист А.Г. Акишлев

3. зав.складом О.Д. Носов

Комиссией в период с 00.00.00 по 00.00.00 было установлено:

После длительного пользования пришли в непригодное состояние пять настольных ламп и шесть вентиляторов.

Все перечисленные предметы разобраны на части и разбиты.

 

Акты составлен в трех экземплярах:

1-й экз. направлен в бухгалтерию,

2-й экз. – зав.складу;

3-й эзк. – в дело № 19– 58

Председатель личная подпись А.Л. Ходарев

Члены комиссии личная подпись А.В. Пушков


личная подпись А.Г. Акишев

личная подпись О.Д. Носов

ЗАДАЧА 2

 

Составьте письмо-извещение Новороссийского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок и оборудования.

 

ЗАО «Экосан» ЗАО «Партнер»

г. Новороссийск г. Кемерово

 

00.00.0000 № 00/00– 000

на № 00 от 00.00.0000

 

О причинах задержки оборудования

 

В прошлом месяце между нашим ЗАО «Экосан» и Вашей организацией ЗАО «Партнер» был заключен договор поставки оборудования.

В текущем месяце нашими поставщиками сырья было недопоставлено необходимо сырье для производство заказанного Вами оборудования. В результате был нарушен технологический процесс и нами недопроизведено оборудование.

Вследствие указанных причин, у нас нет возможности успеть в срок поставить необходимое оборудование в необходимом объеме.

Приносим свои извинения и предлагаем перенести весь объем поставок в на следующий месяц

 

Директор подпись И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

  1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003.
  2. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2002.
  3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2000.
  4. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2004.
  5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->