Документы по персоналу предприятия

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие. Ниже рассмотрим оформление лишь основных документов, связанных с движением кадров. На малых предприятиях оформление подобной документации может быть поручено секретарю-референту.

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на схеме (рис. 1).

Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Анкета и автобиография оформляются по взаимному согласию работника и работодателя.

Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской федерации трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду работника.

По истечении срока действия трудового договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.


 







 






 

 

Анкета и автобиография оформляются по взаимному согласию работника и работодателя.

Г

 

Рис. 1. Последовательность документирования при приеме

 

Приказ о приеме на работу оформляется после скрупулезного ознакомления с предъявленными претендентом на должность документами: паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании, военным билетом и другими документами. На их основании заполняется приказ (распоряжение) о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1, если принимается один работник, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления нескольких работников. Указанные эти и другие формы, утвержденные Госкомстатом России (приложение 2), применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. В отдельных случаях оформление кадровых приказов осуществляется (дублируется).

При оформлении приказа (распоряжения) указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации и т. д.).

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении. Если гражданин РФ принимается на государственную службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о его имущественном положении, а также ряд других документов (справку о состоянии здоровья, служебную характеристику с последнего места работы, автобиографию).

Действующее законодательство предусматривает также в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Например, при проведении конкурса на замещение вакантных должностей в вузах от конкурсантор требуется письменная характеристика с последнего места работы, при приеме инвалидов должна быть предоставлена трудовая характеристика МСЭК и т. д.

Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также необходимыми сведениями о его обязанностях и правах. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

При приеме на работу испытание не устанавливается для лиц, не достигших 18 лет, беременных женщин, молодых рабочих по окончании профессионально-технических учебных заведений и молодых специалистов по окончании высшего учебного заведения и поступающих на работу по специальности.

 

На многих предприятиях наряду с оформлением приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 (или № Т-1а) практикуется традиционная форма подготовки приказа по личному составу, предусматривающего одновременно и прием-увольнение работников, их командирование, перевод на другую работу.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

— сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

— сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Ниже представлены образец титульного листа трудовой книжки и пример заполнения в ней сведений о работе.

 

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако главным образом — на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников можно ограничиться оформлением личной карточки по форме № Т-2 (№ 2-ГС для госслужащих).

В состав личного дела входят следующие документы:

— внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

— резюме или автобиография;

— анкета или личный листок по учету кадров;

— копии документов об образовании;

— характеристики на работника;

— трудовой контракт (договор);

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

— различные справки, относящиеся к данному работнику.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяется ТК РФ.

 

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, хотя бы и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с согласия работника. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, а также в случае простоя.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, получение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (контрактом).

Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Наиболее часто встречающимся вариантом перевода является перевод в другое подразделение организации. Перевод оформляется приказом (распоряжением) по форме № Т-5.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в личное дело и в бухгалтерию.

Увольнение (прекращение действия трудового договора) работника осуществляется по схеме (рис. 2).

 


 

 





 

 

Рис. 2 Последовательность документирования увольнения работника

 

Трудовой договор, заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основание для прекращения действия трудового договора устанавливается ТК РФ. Чаще всего это происходит по собственному желанию работника на основании письменного заявления.

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ (распоряжение) по форме № Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке (форма № Т-2).

Приказ поступает в бухгалтерию организации, где производится полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника, которое сдается в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Приказ о предоставлении отпуска

 

Под письменным приказом следует понимать документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности.

Под письменным распоряжением (приказанием) следует понимать документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4,1 Типовой инструкции по делопроизводству. Согласно данной Инструкции приказами и распоряжениями оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят должностные лица (структурные подразделения) предприятия на основании поручений руководителя, его заместителя (помощника) либо в инициативном порядке. При этом проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений, по финансовым вопросам — бухгалтерия на основании соответствующих учетных данных, по вопросам планирования — плановый (планово-экономический) отдел на основании показателей деятельности предприятия и т. д.

Приказы подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти и (или) по его поручению — заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают только заместители (помощники) руководителя предприятия (от имени последнего).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за подготовку и внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Проекты приказов (распоряжений) докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы должны иметь порядковую нумерацию в пределах календарного года, при этом приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Проект приказа (распоряжения) во исполнение указания руководителя должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом размера № 13. Приказ (распоряжение) имеет следующие основные реквизиты:

О наименование предприятия;

  1. наименование вида документа (приказ, распоряжение);
    1. дату и номер.

    Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например: 05.08.2001 или 5 августа 2001 г. № 400;

    4)    заголовок.

    Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал.

    Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

    5)    текст.

    Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 13 через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    Текст приказа может состоять из констатирую щей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей «части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

    Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

    Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

    В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

    Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…»;

    6)    визы.

    Включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату;

    7)    подпись.

    Состоит из наименования должности лица; подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

    Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в’его отсутствие — лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

    Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в приложении.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия, трудовым договором (контрактом). Составляется работником отдела кадров или иным уполномоченным лицом, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Список литературы

     

    1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2007.
    2. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2006.
    3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2005
    4. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2008.
    5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2005.

     

     

     

     


     

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->