Документы по информационно-справочным материалам: справки, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Письмо — самый распространенный вид служебных документов.

Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и т. п.

Служебное письмо— обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Поэтому так важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки.

Для писем установлен специальный бланк — бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федераций; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: письма, требующие письма-ответа; письма, не требующие письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить: письмо-просьбу; письмо-обращение; письмо-предложение; письмо-запрос.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Ко второй группе относятся: письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-подтверждение; письмо-приглашение; письмо-отказ; письмо-извещение; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; информационное письмо; циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно разделить на простые и сложные.

Простое служебное письмо — письмо одноаспектное. Это прежде всего письмо, не требующее ответа.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, то есть быть многоаспектным (многоцелевым).

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы

Во второй части письма (заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим. Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые из учреждения).

Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, применяется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

В    зависимости от назначения акты могут быть различных видов: акты приема-передачи дел; акты экспертизы; акты ликвидации; акты проведения испытаний; акты списания материальных ценностей; коммерческие акты; акты инвентаризации; акты несчастных случаев и др.

Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.

Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять бланки с трафаретным текстом.

Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Дата и место составления, указываемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если.работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.

 

Почти все разновидности актов подлежат утверждению.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе Р 6.30-2003.

Текст акта состоит, как правило, из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указываются:

  • основание для составления акта;
  • лица, составляющие акт;
  • лица, присутствующие при этом.

    Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается на 2-3 интервала ниже заголовка.

    Основанием для составления акта может быть распорядительный документ руководителя своей организации или вышестоящей.

    После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например: «Основание: приказ директора школы от 17.04.97 № 2 «О проведении инвентаризации на складе школы»».

    С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются должности, фамилии и инициалы составителей акта. Если акт составлен комиссией, то вначале указывают фамилию председателя, затем располагают фамилии остальных членов комиссии по алфавиту.

    Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений и т. п..

    В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты.

    Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.

    Текст лучше всего начинать с указания даты и цели составления акта, например: «6 декабря 1997 г. комиссия провела экспертизу (проверку, прием-передачу дел по должности и т. п.)».

    После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта, их местонахождение или адресатов, которым они направлены.

    Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью.

    Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

    Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.

    Справка — документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.

    Реквизиты справки: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати.

    Справки бывают служебного и личного характера.

    Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации, как правило, адресуется руководителю организации иди в вышестоящую организацию.

    Заголовок может содержать указание на период времени или дату, на которые приходятся данные справки.

    Справки могут быть внутренними и внешними.

    Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает автор. Такая справка оформляется на чистом листе бумаги, а в том месте, где должно быть указано наименование организации-автора, нужно указать наименование структурного подразделения.

    Если же информационная справка готовится в вышестоящую или иную организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем.

    При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель организации, главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью.

    Наиболее многочисленными в организациях являются справки личного характера. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат различные сведения: подтверждение места учебы, работы, занимаемой должности, размера заработной платы, места проживания и др.

    Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией.

    Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах. В зависимости от конкретной ситуации докладные записки:

  • могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу;
  • могут быть написаны сотрудниками организации после выполнения ими поручения как отчет о проделанной работе.

    Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными.

    Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.

    Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен.

    Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний и т. д.

    Докладные записки могут быть внутренние и внешние.

    Внутренняя докладная записка составляется на обычных чистых листах, ее подписывает составитель (автор).

    Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

    Реквизиты докладной записки: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.

    Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы.

    Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке.

    Другие объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок дол жен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства

    Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листам подписываются составителем.

    Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы.

    Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

    Правила оформления телеграмм установлены Министерством связи Россииской Федерации.

    Реквизиты телеграммы: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст, подпись.

    В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности (категорию): «правительственная», «срочная», «внеочередная» и т. д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

    Адресат. В телеграммах дается точный адрес. Для удешевления телеграммы

    Служебные телеграммы оформляются на специальных бланках или на чистых листах бумаги. В последнем случае телеграммы печатают на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Содержание телеграмм печатают без абзацев (только начало текста печатают с красной строки). Слова в тексте телеграмм не переносятся. Исправления не допускаются.

    Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п. Реквизиты телефонограммы: наименование организации — автора телефонограммы; наименование вида документа; дата и время передачи; адресат (наименование организации, куда передается телефонограмма); текст; подпись.

    Кроме того, в телефонограммах обязательно указывают: наименования должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму; номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

    Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов.

     

    В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.

    Телефонограмма должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.

    Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

    Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

     

    Реквизиты телекса: наименование и адрес организации-отправителя; дата отправления; номер телекса; адресат; текст; подпись.

     

     

     

     

     

    2. Устав закрытого акционерного общества – реквизиты и основное содержание

     

    Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации.

    Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления, а Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации,

    Устав — это сложный и объемный документ. Ограничимся здесь перечислением реквизитов Устава и его типичной структурой.

    В Устав входит следующий состав реквизитов: эмблема организации (при наличии таковой); наименование организации; справочные данные об организации; наименование документа — устав; зарегистрировано; гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО); текст.

    Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

    1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

    2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

    3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

    4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

    5. Отчетная и ревизионная деятельность.

    6. Порядок ликвидации организации.

    Уставы государственных организаций утверждаются вышестоящими органами. Уставы муниципальных и частных предприятий утверждаются районными или городскими администрациями.

    Приведем возможные разделы устава акционерного общества.

    I. Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности, наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати

    II. Акционерный капитал. В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участнике на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

    III. Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности

    IV. Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. В акционерном обществе акционеров это могут быть:

    • общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в раз
      деле устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
    • совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках
      между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе
      устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются,
      компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);
    • исполнительные органы — генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
    • ревизионная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

    V. Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли,

    VI. Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

    VII. Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

    Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:

    • наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;
    • даты регистрации;
    • государственного регистрационного номера;
    • подписи;
    • печати регистрирующего органа.

    Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

    Устав утверждается общим собранием акционеров.

     

     

     

     

     

    3. Практическая часть

     

    Предоставить и проанализировать следующие документы (копии): приказ по общим вопросам или по кадрам, свою должностную инструкцию, договор на кассовое обслуживание, платежное требование, платежное поручение, счет-фактура, заявление на получение книжки

     

    Рассматриваемый документ – счет-фактура, оформленная в соотвествии с Приложением № 1 к Правилам ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 91, № 61 от 11 мая 2006 г.

    В счет фактуре оформлены следующие реквизиты:

    – наименование документа, его регистрационный номер, дата оформления;

    – продавец;

    – адрес;

    – ИНН/КПП продавца;

    – грузоотправитель и его адрес;

    – грузополучатель и его адрес;

    – к платежно-расчетному документу №;

    – покупатель;

    – адрес;

    – ИНН/КПП покупателя.

    Справа указана валюта документа.

    Основная часть счета-фактуры, представляющую таблицу, включающую 11 столбцов с графами: Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), единица измерения, количество, цена (тариф) за единицу измерения, стоимость товаров (работ, услуг), всего без налога, в том числе акциз, налоговая ставка, стоимость товаров (работ, услуг) всего с учетом налога, страна происхождения, номер грузовой декларации.

    Итоговая графа: всего к оплате.

    Далее указано:

    Руководитель организации подпись, ФИО.

    Главный бухгалтер подпись, ФИО.

    Индивидуальный предприниматель подпись, ФИО. Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивиудального предпринимателя.

    Примечание

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Список литературы

     

  1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).–М.: ИКЦ «Маркетинг», 2006.
  2. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство.–М.: Академия, 2007.
  3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.–М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2000.
  4. Организация работы с документами/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. –М.: Инфра-М., 2004.
  5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.-М.: Юридический колледж МГУ, 2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Комментирование закрыто.

Вверх страницы
Statistical data collected by Statpress SEOlution (blogcraft).
->